Referendarz

Warunki pracy

Praca przy komputerze wymagająca wymuszonej pozycji ciała - powyżej 4 godzin dziennie. Narzędzia i materiały pracy: komputer, skaner, telefon, drukarka, faks. Budynek jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach w zakresie podjazdu, toalet, wind. Oświetlenie w pomieszczeniach naturalne i sztuczne. Temperatura w pomieszczeniach nie mniejsza niż 18° Celsjusza z wentylacją grawitacyjną i klimatyzacją. Praca pod presją czasu.

Zakres zadań

• Prowadzenie obsługi kancelaryjnej Biura Informatyki i Łączności, tj. przyjmowanie, wysyłanie oraz przekazywanie poszczególnym pracownikom korespondencji zgodnie z dekretacją Dyrektora Biura
• Przeprowadzanie, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, okresowej archiwizacji pism oraz przekazywanie ich do archiwum zakładowego
• Sporządzanie projektów pism, sprawozdań, analiz oraz zestawień wynikających z realizowanych zadań
• Określanie zapotrzebowania na niezbędne do pracy materiały biurowe, składanie zamówień oraz wydawanie ich pracownikom
• Prowadzenie rejestrów umów oraz faktur
• Prowadzenie kalendarza Dyrektora Biura w zakresie przygotowywania spotkań oraz dokumentacji dotyczącej podróży służbowych
• Obsługiwanie, z ramienia sekretariatu aplikacji dotyczących rezerwacji Sali konferencyjnych, wniosków o utworzenie konta oraz zamówień publicznych
• Kontaktowanie się z firmami zewnętrznymi oraz innymi instytucjami - telefonicznie oraz mailowo
• Pomoc w określaniu, we współpracy z odpowiedzialną za tworzenie budżetu komórką organizacyjną Głównego Inspektoratu, bieżące i przewidywane zapotrzebowanie na zakupy usług teleinformatycznych, sprzętu komputerowego, oprogramowania i aplikacji biurowych, materiałów eksploatacyjnych oraz innego wyposażenia teleinformatycznego dla Głównego Inspektoratu
• Współpraca w prowadzeniu dokumentacji związanej z wydatkowaniem środków budżetowych w zakresie zakupów teleinformatycznych, planu finansowego, planu zamówień publicznych, zmiany planów oraz zapotrzebowań od innych komórek organizacyjnych
• Pomoc w monitorowaniu przebiegu realizacji umów teleinformatycznych w zakresie wydatkowania środków oraz prawidłowości wystawionych dokumentów przez firmy zewnętrzne
• Współpraca w prowadzeniu dokumentacji przetargowej i projektowej, z zakresu działalności Biura

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego doświadczenia zawodowego w pracy na podobnym stanowisku

• Znajomość instrukcji kancelaryjnej
• Umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel)
• Znajomość aktów prawnych: ustawy o finansach publicznych, ustawy o ochronie danych osobowych
• Znajomość problematyki finansowo-księgowej w administracji publicznej
• Komunikatywność, sumienność, umiejętność organizacji pracy własnej, samodzielność, orientacja na klienta, współpraca w zespole
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość ustawy o służbie cywilnej