Ministerstwo Cyfryzacji w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Referendarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 20932
Warunki pracy
Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa);Budynek częściowo dostosowany do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.
Zakres zadań
- Obsługa sekretarsko – biurowa dyrektora Biura Dyrektora Generalnego. Prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, odbieranie poczty internetowej, odpowiadanie na e-maile oraz pisma, przedkładanie pism i korespondencji do aprobaty dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, obsługa programu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Prowadzenie spraw sekretariatu BDG, w szczególności prowadzenie kalendarza spotkań, przestrzeganie harmonogramu spotkań i zajęć stałych przełożonego
- Przeprowadzanie postępowań w zakresie dostaw i zakupów. Opracowywanie planów potrzeb w celu zabezpieczenia pracowników Ministerstwa w materiały biurowe, eksploatacyjne w tym środki żywnościowe, materiały i wyposażenie na potrzeby BDG
- Opisywanie faktur z zakresu zakupów i usług
- Przygotowywanie, w zastępstwie pracownika zajmującego się taborem samochodowym ministerstwa, wniosków o przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego związanego z zakupem pojazdów samochodowych, środków eksploatacji do pojazdów, remontów, przeglądów okresowych i technicznych oraz ubezpieczeń pojazdów
- Koordynacja i nadzór, w zastępstwie pracownika zajmującego się taborem samochodowym ministerstwa, pracy kierowców zatrudnionych w MC. Nadzór nad spawami związanymi z rozliczaniem czasu pracy kierowców oraz sporządzanie harmonogramów pracy, prowadzenie ewidencji kart drogowych
- Rozliczanie i kontrola merytoryczna, w zastępstwie pracownika zajmującego się taborem samochodowym ministerstwa, wydatków MC poniesionych na obsługę transportową ministerstwa. Prowadzenie i kontrola spraw związanych z delegacjami służbowymi celu prawidłowego gospodarowania środkami finansowymi z budżetu MC
- Obsługa elektronicznej skrzynki korespondencyjnej mc@mc.gov.pl
- Prowadzenie spraw związanych z obsługą kancelaryjną urzędu
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w komórkach obsługowych w administracji publicznej
- Znajomość podstaw ustrojowych funkcjonowania państwa
- Wiedza z obszaru zamówień publicznych
- Znajomość procedur obiegu dokumentów
- Wiedza z zakresu logistyki i transportu, w tym znajomość ustawy o czasie pracy kierowców
- Znajomość MS Outlook
- Umiejętność analitycznego myślenia
- Umiejętność skutecznego komunikowania się
- Umiejętność współpracy w zespole
- Umiejętność organizacji pracy własnej
- Zorientowanie na osiągnięcie celów
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Doświadczenie zawodowe na stanowisku sekretarskim/asystenckim
- Szkolenie w zakresie ochrony danych osobowych
- Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
- Znajomość ustawy o dostępie do informacji publicznej