Samodzielny referent

Warunki pracy

- stanowisko pracy wyposażone w komputer i monitor ekranowy z naturalnym i sztucznym oświetleniem;
- bariery architektoniczne: brak windy w budynku, brak toalety odpowiednio dostosowanej dla osób niepełnosprawnych;
- narażenie na kontakt z kurzem;
- możliwość narażenia na czynniki biologiczne: bakterie, grzyby, pleśnie, pył osiadły;
- wyjazdy i wyjścia służbowe;

Zakres zadań

• Prowadzenie Kancelarii Archiwum Państwowego w Zamościu zgodnie z instrukcją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
• Obsługa interesantów krajowych i zagranicznych oraz kierowanie ich do odpowiednich pracowników Archiwum
• Przyjmowanie pism, podań i gotówki na opłaty bezpośrednio od interesantów oraz wypisywanie rachunków
• Przejmowanie i ewidencjonowanie wpływającej do Archiwum korespondencji oraz przesyłek pocztowych tradycyjnych i elektronicznych
• Prowadzenie ewidencji spraw terminowych
• Przygotowywanie korespondencji do wysyłki w formie tradycyjnej i elektronicznej
• Obsługa systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW)
• Prowadzenie registratury Archiwum - zakładanie teczek aktowych, kompletowanie spraw do załatwiania oraz sporządzanie spisów akt do archiwum zakładowego
• Dokonywanie zakupów materiałów kancelaryjnych, gospodarczych oraz środków czystości
• Prowadzenie książki inwentarzowej Archiwum oraz biblioteki Archiwum
• Prowadzenie innych prac zleconych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i Dyrektora Archiwum Państwowego w Zamościu
• Podnoszenie kwalifikacji zawodowych
• Należyta dbałość o powierzone mienie
• Sporządzanie i edytowanie pism urzędowych

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 3 lata doświadczenia zawodowego w prowadzeniu kancelarii, sekretariatu lub biura, na stanowisku o podobnym zakresie zadań

• komunikatywna znajomość języka angielskiego
• dobra organizacja miejsca pracy i odporność na stres
• wysoka kultura osobista
• bardzo dobra obsługa komputera, przeglądarki internetowej oraz poczty elektronicznej
• bardzo dobra znajomość pakietu biurowego MS Office (word, excell, access)
• umiejętność redagowania pism urzędowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie w obsłudze systemu EZD PUW
• znajomość przepisów archiwalnych
• doświadczenie w prowadzeniu archiwum zakładowego
• znajomość przepisów z zakresu finansów publicznych i rachunkowości oraz zamówień publicznych
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego