Starszy referent
Miejsce pracy: Kętrzyn
Ogłoszenie o naborze Nr 8138
Warunki pracy
Stanowisko pracy zlokalizowane jest na II piętrze budynku wielokondygnacyjnego kompleksu koszarowego komendy oddziału. Budynek nie przystosowany dla osób niepełnosprawnych. Na stanowisku nie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe dla zdrowia. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym. Praca administracyjno-biurowa od poniedziałku do piątku w wymiarze 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Na stanowisku występuje permanentna obsługa klientów zewnętrznych przejawiająca się w: (kilka razy dziennie) kontaktach telefonicznych i osobistych z interesantami spoza formacji celem koordynowania spotkań i przyjęć przez Komendanta Oddziału, (kilka razy w tygodniu) kontaktach telefonicznych i osobistych z Kierownikami instytucji współdziałających, samorządu terytorialnego, administracji państwowej celem ustalenia dat i zakresu tematycznego spotkań i wizyt, (kilka razy w miesiącu) kontaktach telefonicznych z dziennikarzami, przedstawicielami wydziałów promocji instytucji szczebla centralnego, wojewódzkiego i terenowego, uczestnikami spotkań, konferencji, narad Komendanta celem koordynowania działań promocyjnych, ustalenia w porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym – koordynatorem terminów i zakresu wizyt dziennikarzy, (kilka razy w roku) kontaktach telefonicznych z Aparatem Pełnomocnika Granicznego Federacji Rosyjskiej (w języku rosyjskim lub angielskim) w celu ustalenia terminów, planu z zakresu tematycznego spotkań.Zakres zadań
- wspomaganie organizacji funkcjonowania sekretariatu Komendanta Oddziału w celu zapewnienia skutecznej realizacji zadań sekretariatu,
- pomaganie w planowaniu w oparciu o terminarz zamierzeń Komendanta Oddziału rozkładu dnia pracy, uzgadnianie terminów wizyt interesantów oraz przedstawicieli różnych instytucji i środowisk (w tym międzynarodowych) z Komendantem Oddziału, celem racjonalnego i sprawnego funkcjonowania urzędu,
- współuczestniczenie w organizacji przedsięwzięć związanych z przygotowaniem i przebiegiem konferencji, spotkań, narad, akcji promocyjnych celem kształtowania pozytywnego wizerunku urzędu i formacji w środowisku i społeczeństwie,
- obsługiwanie poczty internetowej i intranetowej i przesyłanie wiadomości stosownym adresatom,
- przygotowywanie projektów dokumentów i materiałów promocyjnych oraz prezentacji multimedialnych na potrzeby kierownictwa Oddziału.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średnie- zdolność do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji w celu wykonywania zleconych zadań,
- znajomość zasad savoir-vivre,
- komunikatywność,
- umiejętność pracy w zespole,
- umiejętność organizacji pracy własnej,
- umiejętność obsługi komputera (sieć internet, edytory tekstu, program Power Point).
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- znajomość języka angielskiego lub rosyjskiego na poziomie A1,
- ogólne zainteresowanie historią regionu,
- ogólna wiedza na temat struktury i działalności władz samorządowych.