Podreferendarz

Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich. Brak dostępu do części pomieszczeń dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Stanowisko pracy mieści się na trzecim piętrze budynku biurowego.

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Ogólny zakres czynności na stanowisku pracy:
Praca administracyjno-biurowa; obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
Czynności fizyczne:
1. rozmowy telefoniczne zewnętrzne i wewnętrzne
2. krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe
3. częste reprezentowanie Urzędu na zewnątrz

Zakres zadań

• Przyjmowanie, nadawanie i rejestrowanie korespondencji i przesyłek, rozdział korespondencji zgodnie z dyspozycjami dyrekcji, kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu, tworzenie korespondencji służbowej oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom departamentu
• Ewidencjonowanie, przechowywanie oraz archiwizowanie dokumentów, w tym dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi procedowanymi przez departament (plany zamówień, aktualizacje, wnioski, umowy, faktury), opracowywanie zestawień i sprawozdań dotyczących planowania i wykonania budżetu, statusu realizacji zamówień departamentu z podziałem na rodzaje wydatków
• Obsługa delegacji służbowych pracowników departamentu, obsługa telefoniczna, poczty elektronicznej sekretariatu, prowadzenie i rozliczanie ewidencji czasu pracy, w tym nieobecności (książka wyjść) pracowników departamentu
• Prowadzenie terminarza spotkań oraz narad w departamencie, przygotowywanie i obsługa organizacyjno-recepcyjna spotkań służbowych z interesantami i gośćmi departamentu

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego doświadczenia w pracy biurowej

• Biegła obsługa komputera (środowisko Windows, pakiet Ms Office, Intranet)
• Umiejętność redagowania informacji, dokumentacji i instrukcji
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność planowania i organizacji pracy
• Komunikatywność, w tym umiejętność argumentowania
• Umiejętność pracy pod presją czasu
• Umiejętność swobodnego korzystania z urządzeń wspomagających pracę biurową
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z obsługi pakietu biurowego Ms Office
• Znajomość biblioteki ITIL
• Znajomość ustawy Prawo własności przemysłowej
• Znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych
• Podstawy księgowości