Referendarz

Warunki pracy

praca biurowa, przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie, komunikacja osobista i telefoniczna ze współpracownikami i klientami urzędu, praca pod presją czasu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w instalację klimatyzacyjną. Narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe (drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe).

Budynek posiada windę osobową do transportu pionowego, nie posiada podjazdów dla osób niepełnosprawnych, ale jest wyposażony w transporter gąsiennicowy typu T09 "ROBY" służący do transportu po schodach wejściowych do budynku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pomieszczenia pracy GIF mieszczą się na parterze oraz I i III piętrze budynku.

Zakres zadań

• Obsługa kancelaryjna Inspektoratu, zgodnie z obowiązującą procedurą wdrożenia i funkcjonowania systemu obiegu dokumentów i spraw, przyjmowanie, ewidencjonowanie w odpowiednich rejestrach dokumentów wpływających do GIF, obsługa oprogramowania w tym zakresie.
• Prowadzenie spraw związanych z wymianą dokumentów oraz obsługa wymiany poczty Inspektoratu z międzyresortowym punktem wymiany korespondencji.
• Współpraca z urzędem pocztowym, w tym: wysyłanie i odbieranie korespondencji, przyjmowanie zwrotów korespondencji, załatwianie reklamacji, prowadzenie ewidencji przesyłanej korespondencji.
• Obsługa kancelaryjna GIF w zakresie wszystkich przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, skredytowanych, zgodnie z zawartymi umowami.
• Kontakt z przedstawicielami poczty oraz kurierami różnych firm spedycyjnych.
• Obsługa klientów zewnętrznych zgodnie z obowiązującymi w urzędzie procedurami, w tym udzielanie informacji związanych z procesem składania dokumentów, kierowanie klientów do odpowiednich komórek organizacyjnych, współpraca z pracownikami GIF w tym zakresie.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe

• Znajomość zadań i struktury organizacyjnej urzędu
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• komunikatywna znajomość j. angielskiego
• komunikatywność
• umiejętność organizacji pracy własnej
• odporność na stres
• umiejętność zwięzłego formułowania wypowiedzi