Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca administracyjno-biurowa, bezpośrednio związana z archiwalną dokumentacją. Kontakt z kurzem. Obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę. Opracowywanie dokumentów, prace i czynności biurowe. Użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka dokumentów). Czas pracy zgodny z przepisami o służbie cywilnej.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Obiekt przy ulicy Marszałka J. Piłsudskiego 22 w Krakowie. Praca na terenie całego budynku (pięć kondygnacji). Budynek nie został wyposażony w udogodnienia w postaci wind dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych oraz szerokość drzwi jest w odpowiednich wymiarach. Tylko jedna toaleta przystosowana dla osób niepełnosprawnych. Pozostałe toalety nieprzystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Zakres zadań

• Koordynowanie całości prac związanych z gromadzeniem, opracowywaniem, porządkowaniem, przechowywaniem oraz zabezpieczaniem przejętej dokumentacji.
• Prowadzenie pełnej ewidencji archiwum zakładowego w formie papierowej oraz elektronicznej.
• Wykonywanie obowiązków związanych z udostępnianiem dokumentacji i prowadzeniem kwerendy w zasobie archiwalnym oraz przetwarzanie i przekazywanie danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych.
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przekazywania dokumentacji archiwalnej, a w szczególności w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego.
• Przyjmowanie do oraz wydawanie dokumentacji z archiwum zakładowego.
• Współpraca z Archiwum Państwowym – głównie w zakresie przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych, uzyskiwania zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, aktualizowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.
• Prowadzenie biblioteki zakładowej
• Pomoc w pracach kancelaryjnych – przyjmowanie, ewidencjonowanie i wysyłka korespondencji.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe

• znajomość zasad prowadzenia archiwum zakładowego
• znajomość przepisów archiwalnych oraz kancelaryjnych
• ogólna znajomość regulacji prawnych dot. zasad funkcjonowania administracji publicznej
• ogólna znajomość przepisów z zakresu służby cywilnej
• umiejętność pracy w zespole
• umiejętność analitycznego myślenia, systematyczność
• biegła znajomość MS Office
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie archiwalne I oraz II stopnia