Referendarz

Warunki pracy

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynku „A” i „B” przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach „A”, „B” i „C” przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych
• winda w budynku „A”, „B” i „C” dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych
• brak podjazdu dla osób niepełnosprawnych na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna
z sal konferencyjnych
Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
• praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

Zakres zadań

• Prowadzenie kalendarza, tj. ustalanie terminów i miejsc planowanych spotkań i wyjazdów dyrektora i zastępcy dyrektora Departamentu
• Ewidencjonowanie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej w elektronicznym systemie rejestracji dokumentów; przedkładanie dokumentów do podpisu; rozprowadzanie zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych oraz redagowanie standardowych pism i powielanie tekstów zleconych przez przełożonego
• Przygotowywanie i obsługa pod względem organizacyjno – recepcyjnym spotkań i konferencji
• Udział w organizacji i rozliczaniu służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych dyrektora i zastępcy dyrektora Departamentu
• Obsługa Departamentu w zakresie zamawiania profesjonalnego serwisu do urządzeń technicznych, przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje, prowadzenie spraw administracyjno-organizacyjnych Departamentu (listy obecności, urlopów, ewidencji wyjść służbowych i prywatnych), aktualizowanie danych pracowników Departamentu w elektronicznej księdze pracowników Ministerstwa, wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie stałego dyżuru
• Udzielanie informacji interesantom zgłaszającym się telefonicznie do sekretariatu w celu skierowania ich do właściwej komórki organizacyjnej
• Prowadzenie obsługi technicznej sekretariatu: obsługiwanie urządzeń biurowych, programów komputerowych, zabezpieczanie materiałów biurowych i produktów spożywczych

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w obsłudze sekretarskiej

• Ogólna wiedza na temat resortu
• Ogólna wiedza na temat funkcjonowania administracji publicznej i służby cywilnej
• Umiejętność obsługi komputera oraz innych urządzeń biurowych
• Znajomość zasad obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętność radzenia sobie w kontaktach z trudnym klientem
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Skuteczna komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe