Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposoby wykonywania zadań:
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
• praca na II piętrze budynku, budynek i pomieszczenia urzędu dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich- podjazd do budynku, toalety, windy oraz drzwi o odpowiedniej szerokości
• praca przy komputerze - brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym oraz osobom z uszkodzonym słuchem

Zakres zadań

• przyjmowanie, wysyłanie i ewidencjonowanie korespondencji Biura w wersji papierowej i systemie komputerowym, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji, a także obsługa poczty elektronicznej sekretariatu
• udzielanie informacji (telefonicznie i bezpośrednio) klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych
• przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych oraz prowadzenie terminarza spotkań i wyjazdów Dyrekcji
• prowadzenie ewidencji i monitorowanie procesu udzielania odpowiedzi przez właściwe komórki organizacyjne na pisma adresowane do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zwanej dalej „KPRM”, przekazywane zgodnie z kompetencją do Ministra w przypadkach, gdy Ministerstwo zobowiązane jest poinformować KPRM o sposobie załatwienia sprawy
• prowadzenie listy obecności, książki ewidencji wyjść służbowych i prywatnych oraz ewidencji delegacji służbowych
• prowadzenie ewidencji skarg, wniosków i petycji wpływających do Biura oraz przygotowywanie związanych z tym raportów rocznych
• prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników Biura w materiały biurowe, a także służbowe bilety komunikacji miejskiej, w tym prowadzenie ewidencji wydanych biletów

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzurą „zastrzeżone” lub wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Środowiska
• komunikacja
• współpraca
• rzetelność
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie z zakresu obsługi sekretarsko-asystenckiej
• znajomość Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Środowiska
• znajomość podziału kompetencji w kierownictwie Ministerstwa Środowiska