Inspektor

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań: nietypowe godziny pracy (w tym dyżury), permanentna obsługa klientów zewnętrznych, stres związany z wykonywaniem zadań pod presją czasu,.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
obiekt dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo, możliwość poruszania się po budynku: windy i drzwi odpowiedniej szerokości, toaleta dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo, miejsce parkingowe dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo, możliwość technicznego dostosowania stanowiska pracy (pokój, meble biurowe) do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo

Zakres zadań

• Ewidencja i prowadzenie rejestru korespondencji, przedkładanie jej do decyzji członka Kierownictwa oraz przekazywanie do realizacji odpowiednim komórkom organizacyjnym.
• Zapewnienie telefonicznej, faksowej i mailowej komunikacji członka Kierownictwa z instytucjami nauki i szkolnictwa wyższego oraz właściwymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz udzielanie informacji.
• Monitorowanie terminowości realizacji zadań zleconych przez członka Kierownictwa, dbanie o kompletność materiałów przygotowanych przez komórki merytoryczne, prowadzenie terminarza spotkań, narad i konferencji oraz podejmowanie działań organizacyjnych. Odpisywanie na maile, zaproszenia i prośby o spotkania.
• Organizowanie spotkań członka Kierownictwa oraz obsługiwanie jego gości.
• Weryfikacja wniosków o przyznanie patronatu ministra i przygotowywanie rekomendacji.
• Ustalanie terminów wyjazdów Ministra, wypisywanie delegacji służbowych, rezerwacja i kupno biletów, rezerwacja hoteli, opisywanie faktur i rozliczanie delegacji.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku asystenckim lub sekretarskim.

• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• ogólna wiedza z zakresu zadań realizowanych w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego,
• samodzielność i inicjatywa, umiejętność skutecznej komunikacji, umiejętność współpracy, umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych, umiejętność planowania i organizacji pracy.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ponad 6 m-cy doświadczenie zawodowe na stanowisku asystenckim lub sekretarskim
• wykształcenie wyższe administracyjne
• znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• umiejętność obsługi programu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.