Na większość stanowisk absolutnie zasadniczym dokumentem jest życiorys. Wielu pracodawców nie czyta w ogóle listów motywacyjnych. Dlaczego tak się zdarza?

Wydaje się, że jest to zjawisko wtórne – listy motywacyjne są pomijane nie dlatego, że w ogóle nie mają wartości, ale dlatego, że – ponieważ większości z nas bardzo trudno je napisać – są szablonowe i nużące. Dobrze pamiętać, że dokument ten to nie podanie o pracę. Nie zaczynamy go więc od słów: „niniejszym zwracam się z uprzejmą prośba o zatrudnienie mnie na stanowisku...”. O tym, jak powinien wyglądać, mówi choćby nazwa: LIST MOTYWACYJNY. List, a więc forma mniej oficjalna niż podanie. Motywacyjny – bo pokazujący moją motywację do podjęcia pracy na danym stanowisku. Ważna uwaga już tutaj: każde stanowisko wymaga ODRĘBNEGO listu motywacyjnego. Nie można wszędzie wysyłać tego samego dokumentu. Niedopuszczalne jest mylenie firm w ten sposób, że dział kadr firmy X dostaje list motywacyjny zaadresowany w nagłówku do firmy Y! Nie można również adresata wpisywać w wykropkowane miejsca.

Próbujmy pisać listy motywacyjne nieco bardziej refleksyjnie i ze świadomością celu. Jest oczywiste, że mają one – jeśli są w ogóle czytane - zachęcać do spotkania z nami. Powinny więc być napisane z polotem i oryginalnie. Wskażmy, na ile to możliwe, swoje prawdziwe motywacje, napiszmy, co chcemy dać firmie. Pamiętajmy, że firma to nie szkółka, więc szef nie szuka kogoś, kto chce doskonalić swoje umiejętności, zdobyć nowe kompetencje, czy posiąść wiedzę. Oczywiście, że to dla nas ważne powody, aby pracować. Ale pracodawca chce kogoś, kto sprawi, że wzrosną dochody firmy! Przedstawmy więc, co my możemy zaoferować od siebie, delikatnie zasugerujmy dobre (i realistyczne) pomysły. Niedopuszczalne jest oczywiście pisanie, że dzięki nam firma wreszcie stanie na nogi i będzie prowadzona jak należy – nawet, jeśli to prawda. List motywacyjny powinien mieć miłą do czytania konstrukcję, tempo – nie nużyć i nie powtarzać w formie opisowej tego, co już umieściliśmy w życiorysie. Gdybyśmy mieli dublować informacje – po co było by tworzenie dwóch dokumentów? Starajmy się, aby list nie miał więcej niż jedną stronę.

Formalnie – list winien zawierać datę i nazwę miejscowości, w której był stworzony oraz nasze dane – imię, nazwisko, adres i numer telefonu. Poniżej umieszczamy nazwę adresata. Jeśli to możliwe – powinno to być nazwisko osoby odpowiedzialnej za zatrudnianie pracowników. Jeśli nie posiadamy tak szczegółowych informacji – podamy nazwę i adres firmy. Niekiedy w ogłoszeniu pojawia się nazwisko osoby odpowiedzialnej za zbieranie aplikacji – nie musimy wtedy umieszczać jej nazwiska w adresie listu motywacyjnego. Każdy list wypada zacząć grzecznym zwrotem – „Szanowny Panie” , „Szanowna Pani”, lub kiedy nie znamy konkretnego adresata – „Szanowni Państwo”. Nigdy nie rozpoczynamy od słów: „Szanowna Firmo!”.

Powołajmy się na źródło, z którego dowiedzieliśmy się o wakacie – ogłoszenie prasowe, anons w Internecie itp. Jeśli przesyłamy aplikację z własnej inicjatywy – również o tym wspomnijmy, ale bez oklepanego: „znając Państwa ugruntowaną pozycję na rynku i dynamiczny rozwój”. Jest to zwrot zwykle odczytywany jako wyraz naszej absolutnej ignorancji, jeśli chodzi o adresata aplikacji. Tego typu stwierdzenia, kierowane do firmy personalnej, która zaczęła funkcjonowanie półtora roku temu, budzi salwy śmiechu rekruterów. Skoro chcemy napisać kilka miłych słów pracodawcy – piszmy o tym, czego rzeczywiście się dowiedzieliśmy. Nie jest to takie skomplikowane – praktycznie każdy z nas ma dostęp do Internetu, a w nim do wielkiej ilości wiedzy na każdy temat.

Określmy, dlaczego chcemy pracować. Oczywiście należy wyjść poza argumenty: „jest to jedyna oferta pracy, na którą trafiłam w przeciągu ostatnich dwóch lat”. Jak już wspominaliśmy – nie jest dobrze powoływać się na nasze gorące chęci uczenia się i zdobywania nowych doświadczeń. Wielu pracodawców chce od razu wiedzieć, co możemy mu zaoferować. Niech to będą walory unikatowe, niepowtarzalne, wyróżniające nas spośród innych kandydatów. Pamiętajmy, że w procesie rekrutacji osoba prowadząca ją musi przeczytać dziesiątki, jeśli nie setki dokumentów. W sposób naturalny jest nimi znużona, co dopiero, jeśli wszystkie brzmią niemal identycznie. Dlatego zadbajmy, żeby to co napiszemy, zostało zapamiętane. Wykażmy się umiejętnością myślenia marketingowego. Pomyślmy, jakim trzeba być człowiekiem, żeby zarządzać z powodzeniem firmą taką jak ta, do której aplikujemy. Co taka osoba chciałaby znaleźć w aplikacji?

Może nam pomóc jeszcze inne ćwiczenie – analiza stanowiska pracy. Wypiszmy na kartce: podstawowe informacje o firmie (branżę, wielkość, lokalizację). Żeby mieć ich dużo – jeśli to możliwe, najlepiej wybrać się na wycieczkę do firmy – zobaczmy, jaką ma lokalizację – tanie peryferie, czy droga ekskluzywna dzielnica. Jak zorganizowane jest otoczenie (czystość, estetyka, łatwość dojazdu, parking), czy firma nie odstrasza potencjalnych klientów (dostępność, uprzejmość obsługi na portierni czy recepcji). Jeśli to możliwe – porozmawiajmy z kimś, na przykład właśnie z osobą na portierni. Jeśli aplikujemy do firmy handlowej – możemy odegrać rolą klienta – sprawdzimy dzięki temu kulturę i filozofię obsługi.

Wróćmy do naszej analizy stanowiska. Na kartce dopisujemy: nazwę stanowiska, a następnie podstawowe wymagania – zgodnie z tym, czego sami oczekiwalibyśmy, zatrudniając pracownika na to właśnie stanowisko. Chodzi tu przede wszystkim o poziom i kierunek wykształcenia, wymagane doświadczenie. Później zanotujmy, co taka osoba winna umieć oraz – jakie ma posiadać cechy charakteru. Okazuje się, że kiedy mamy stanąć choć na chwilę w roli pracodawcy – stajemy się bardzo surowi i wymagający. Pozwala nam to w procesie rekrutacji zobaczyć sens oczekiwań rekruterów i odpowiednio na nie reagować.

Kiedy analizie stanowiska poświęcimy wystarczająco dużo czasu i uwagi, zobaczymy wiele cech, które są potencjalnie ważne. Odnieśmy się do nich w liście motywacyjnym – rzecz jasna, o ile je posiadamy.

List powinien zakończyć się w sposób grzeczny, ale równocześnie sugerujący oczywistość spotkania z nami. Stwierdzenie: „Jeśli byliby Państwo ostatecznie zainteresowani moją skromną ofertą...” zastąpmy zdaniem w stylu: „z przyjemnością spotkam się z Państwem osobiście”. Oczywiście, pamiętajmy o kwestiach tak zasadniczych, jak poprawność ortograficzna, gramatyczna i stylistyczna. Dobrze, jeśli naszą pracę przed wysłaniem ktoś jeszcze przeczyta. Pomyślmy o ładnym kroju czcionki, odpowiednim papierze. Na niektóre stanowiska papier grubszy, w delikatnym kolorze, np. kremowym, będzie stosownym wyborem.

Postarajmy się, aby lektura naszego listu motywacyjnego była dla pracodawcy zapowiedzią miłego i zaskakującego spotkania z nową osobą.

11.12.2006 - Zespół Praca.pl