Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

– permanentna obsługa klientów zewnętrznych,
– działanie pod presją czasu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

– wejście do budynku „A” i „D” przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
– węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne, platformy podjazdowe na schodach oraz windy przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
– mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu.

Zakres zadań

• udział w planowaniu zamówień publicznych oraz przygotowywaniu i przeprowadzaniu postępowań w obszarze spraw związanych z działalnością prasową, w tym: opracowywanie planu zamówień publicznych na potrzeby komórki organizacyjnej, przeprowadzanie rozeznania rynku, szacowanie wartości zamówienia, sporządzanie opisu przedmiotu zamówienia, opracowywanie projektu umowy, nadzorowanie wykonania umowy i przeprowadzenie odbioru przedmiotu umowy,
• prowadzenie spraw organizacyjnych komórki organizacyjnej w zakresie działalności Biura Prasowego, w tym: opracowywanie zbiorczych informacji, statystyk, sprawozdań, analiz dotyczących pracy komórki organizacyjnej, przedkładanie propozycji zmian i usprawnień w zakresie procedur i sposobów realizacji zadań będących we właściwości komórki organizacyjnej, uzgadnianie projektów upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez członków Kierownictwa,
• obsługa korespondencji i dokumentacji, w tym: kompletowanie/weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrekcji komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa, sporządzanie projektów pism/odpowiedzi na korespondencje, ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, analiza i dekretacja korespondencji przychodzącej, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne oraz pracowników komórki organizacyjnej, monitorowanie statusu i sposobu załatwienia spraw wynikających z korespondencji przychodzącej, pozyskiwanie podpisu elektronicznego, przyjmowanie i nadawanie telefaksów oraz poczty elektronicznej, przygotowywanie skanów/kopii dokumentów na zlecenie dyrekcji komórki organizacyjnej/członków Kierownictwa, gromadzenie/przechowywanie/udostępnianie aktów normatywnych i innych dokumentów,
• organizowanie spotkań dla komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa, w tym: przygotowywanie materiałów będących przedmiotem rozpatrzenia podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc., monitorowanie stanu realizacji ustaleń podjętych podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc., rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc., obsługa gości, interesantów,
• zapewnienie zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze na potrzeby Biura Prasowego, w tym: przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje, rozprowadzanie prasy i dzienników urzędowych, zapewnianie zaopatrzenia w niezbędny sprzęt teleinformatyczny (m.in. komputery, telefony, drukarki, etc.), zapewnianie zaopatrzenia w niezbędne materiały biurowe i spożywcze,
• prowadzenie wskazanych spraw osobowych pracowników Biura Prasowego, w tym: rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników, organizowanie i rozliczanie wyjazdów służbowych (delegacje krajowe i zagraniczne),
• prowadzenie terminarzy i kontaktów dyrektora Biura Prasowego, w tym: prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora komórki organizacyjnej, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórki organizacyjnej w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników komórki organizacyjnej, prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna,
• sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie właściwości Biura Prasowego, w tym: określanie celów do realizacji, uczestniczenie w sporządzaniu planu działalności dla kierowanych przez Ministra działów administracji rządowej, planowanie zadań w perspektywie długookresowej, identyfikowanie i zarządzanie ryzykiem na poziomie komórki organizacyjnej, monitorowanie elementów kontroli zarządczej, dokonywanie samooceny systemu kontroli zarządczej, sporządzanie oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej

• znajomość języka angielskiego na poziomie B1,
• znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych,
• wiedza z zakresu komunikacji społecznej i public relations,
• umiejętność redagowania tekstów,
• znajomość funkcjonowania administracji publicznej,
• ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej,
• organizacja pracy własnej i orientacja na osiąganie celów,
• komunikacja,
• współpraca,
• rzetelność,
• umiejętność radzenia sobie z trudnym klientem,
• obsługa komputera w zakresie MS Office,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość zagadnień w zakresie działów administracji rządowej: rybołówstwo, gospodarka morska, gospodarka wodna i żegluga śródlądowa