Podreferendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

– obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe,
– przyjmowanie gości, obsługa spotkań Dyrekcji,
– praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

– węzeł sanitarny przystosowany dla osób niepełnosprawnych tylko na jednym/na innym piętrze,
– winda dostosowana do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych,
– wejście główne od strony ul. Wspólnej przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,
– wejście do obiektu od strony ul. Żurawiej przystosowane za pomocą platformy przyschodowej,
– sale konferencyjne na V piętrze dostępne za pomocą schodołazu,
– ciągi komunikacyjne przystosowane do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Prowadzenie terminarzy i kontaktów • prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców • przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórki organizacyjnej w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników komórki organizacyjnej • prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna
• Obsługiwanie korespondencji i dokumentacji • kompletowanie/ weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrekcji komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa • sporządzanie projektów pism/ odpowiedzi na korespondencje • ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów • rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne oraz pracowników komórki organizacyjnej
• Organizowanie spotkań dla komórki organizacyjnej oraz członków Kierownictwa • organizowanie i obsługa protokolarna posiedzeń, spotkań, narad, etc. • rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc. • obsługa gości, interesantów
• Obsługiwanie interesantów, udzielanie informacji • kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników • udzielanie informacji w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo
• Prowadzenie wskazanych spraw osobowych pracowników • rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy • prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników
• Zapewnianie zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze • przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje • zapewnianie zaopatrzenia w niezbędne materiały biurowe i spożywcze
• Archiwizowanie dokumentacji • archiwizowanie i przekazywanie akt spraw do archiwum w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w departamencie

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretarskiej lub na stanowisku asystenckim,

• – znajomość języka angielskiego poziom B1,
• – wiedza na temat działalności Ministerstwa Rozwoju (w tym struktura, zadania komórek organizacyjnych,
• – znajomość zasad obiegu dokumentów w administracji,
• – podstawowa wiedza z zakresu Programów EWT: rodzaje, zakres terytorialny,
• – organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów,
• – współpraca,
• – komunikacja,
• – rzetelność,
• – myślenie analityczne,
• – znajomość zasad obsługi klienta,
• – umiejętność obsługi MS Office: Word, Excel.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe