Sekretarz

Warunki pracy

Budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich. Wewnątrz budynku: winda towarowa, drzwi przeciwpożarowe, bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich-konieczna asysta innego pracownika. Nie występują uciążliwe/ szkodliwe/ niebezpieczne warunki pracy. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych. Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).

Zakres zadań

• Zapewnienie właściwych warunków pracy dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu, w tym: wykonywanie krajowych i zagranicznych połączeń telefonicznych, również w języku angielskim; udzielanie pisemnych odpowiedzi na zaproszenia i zapytania w języku polskim i angielskim; planowanie wykorzystania środków z funduszu reprezentacyjnego i rozliczanie wydatków z tego funduszu; planowanie i monitorowanie wykorzystania samochodu służbowego przydzielonego na potrzeby transportowe żołnierzy zawodowych i pracowników Departamentu; monitorowanie zaopatrzenia Departamentu w prasę – zamawianie i dystrybucja czasopism w Departamencie; monitorowanie stanu realizacji spraw w departamencie, z uwzględnieniem kryterium terminowości.
• Obsługa bazy zarządzeń wyjazdowych wszystkich instytucji resortu obrony narodowej w celu sprawnego zabezpieczenia wyjazdów zagranicznych realizowanych przez resort, w tym: prowadzenie rejestru zarządzeń wyjazdowych komórek organizacyjnych podporządkowanych Podsekretarzowi Stanu właściwemu w sprawach polityki obronnej; zbieranie informacji dotyczących wyjazdów przedstawicieli resortu za granicę i przekazywanie ich do właściwych ataszatów przy przedstawicielstwach zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej.
• Prowadzenie i uaktualnianie kalendarza pracy dyrektora i zastępców dyrektora, w tym: umawianie, dokonywanie zmian terminów lub odwoływanie wcześniej zaplanowanych spotkań z personelem narodowym oraz obcokrajowcami pracującymi w ambasadach państw obcych w języku angielskim; przygotowywanie pomieszczeń, w których odbywają się konferencje, odprawy, narady i inne spotkania z udziałem dyrektora; wyposażanie uczestników ww. przedsięwzięć we właściwe materiały i dokumenty w celu zapewnienia właściwego i sprawnego przebiegu tych spotkań.
• Organizowanie obiegu korespondencji w departamencie, w tym: dystrybuowanie dokumentów jawnych i niejawnych w departamencie zgodnie z dekretacją dyrektora.
• Przyjmowanie i rejestracja skarg i wniosków wpływających do dyrektora jak również opracowanie rocznego sprawozdania ze sposobu rozpatrywania skarg i wniosków oraz stosownych zestawień.
• Prowadzenie zbioru informacji dotyczących innych urzędów i podmiotów krajowych, zagranicznych i międzynarodowych w tym numerów telefonów, faksów i nazwisk osób zajmujących w nich stanowiska kierownicze.
• Prowadzenie zleconych przez dyrektora DWSZ spraw administracyjnych dotyczących żołnierzy i pracowników: sprawdzanie, wystawianie i dokonywanie rozliczeń poleceń wyjazdów służbowych i zarządzeń wyjazdu za granicę; pobieranie, wydawanie i rozliczanie biletów ZTM; pobieranie z Departamentu Administracyjnego, ewidencjonowanie i przechowywanie legitymacji PKP uprawniających żołnierzy zawodowych oraz pracowników do przejazdów z ulgą 50%; pobieranie, wydawanie i rozliczanie środków higieny dla pracowników DWSZ; sprawdzanie pod względem merytorycznym gratyfikacji urlopowych.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• Do 1 roku doświadczenia na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "tajne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, umożliwiającego uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "tajne"
• Znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym B1
• Znajomość: ustawy o ochronie informacji niejawnych; ustawy Kodeks postępowania administracyjnego – w zakresie skarg i wniosków; protokołu dyplomatycznego (w tym protokołu wojskowego); regulaminu organizacyjnego MON; struktury organizacyjnej MON
• Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, orientacji na klienta, radzenia sobie za stresem, komunikacji, w tym komunikacji pisemnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe