Sekretarz

Warunki pracy

Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca administracyjno-biurowa. Opracowywanie dokumentów, prace i czynności koncepcyjne i biurowe. Użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Budynek przy ul. Nowogrodzkiej 1/3/5 jest dostępny i dostosowany dla potrzeb osób niepełnosprawnych.
Wewnątrz zapewniona jest odpowiednia szerokość ciągów komunikacyjnych umożliwiająca poruszanie się osobom na wózku inwalidzkim, a także drzwi wewnętrzne o odpowiedniej szerokości. W budynku znajdują się trzy windy i jedna platforma transportowa, które umożliwiają wjazd osobie na wózku inwalidzkim oraz łazienki dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. W budynku nie występują uciążliwe, szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.

Zakres zadań

• prowadzenie i monitorowanie terminarza spotkań przełożonego, w tym zapewnienie sprawnego przepływu informacji i komunikacji między przełożonym a właściwymi pracownikami Ministerstwa; gromadzenie i aktualizacja danych teleadresowych instytucji, z którymi prowadzona jest współpraca,
• ­rejestrowanie w systemie elektronicznym (e-Dok) dokumentów i korespondencji wpływającej i wychodzącej z sekretariatu, rozdzielanie dokumentów zgodnie z dekretacją, gromadzenie oraz przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi procedurami,
• koordynacja pracy pracowników sekretariatów, w tym uzgadnianie harmonogramów pracy, ustalanie zastępstw,
• obsługa recepcyjna gości i spotkań, w przypadku spotkań większych przygotowywanie i przekazywanie zleceń w zakresie zapewnienia adekwatnych do wielkości i rodzaju spotkania warunków, tj. rezerwacja sali, stosownego wyposażenia,
• ­obsługa interesantów i udzielanie informacji, w tym w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo, kierowanie interesantów zarówno zgłaszających się telefonicznie, jak i osobiście, do właściwych merytorycznie pracowników lub komórek organizacyjnych Ministerstwa,
• redagowanie standardowych pism i notatek na polecenie przełożonego.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w obsłudze sekretarskiej

• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość zakresu zadań realizowanych przez Ministerstwo
• Rzetelność
• Umiejętność współpracy,
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• Komunikatywność
• Znajomość zasad savoir vivre
• Umiejętność obsługi komputera: MS Office,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe