Asystentka zarządu / asystent biura zarządu to osoba, która oferuje wsparcie administracyjne i organizacyjne na najwyższym szczeblu zarządzania przedsiębiorstwem. Miejsca pracy na to stanowisko tworzone są wszędzie tam, gdzie funkcjonuje zarząd, a więc w korporacjach i nieco mniejszych firmach. Na rynku pracy regularnie pojawiają się oferty dotyczące takich stanowisk jak sekretarka biura zarządu, asystentka dyrektora generalnego, asystent specjalisty ds. administracyjnych, asystentka dyrektora zarządzającego czy asystentka dyrektora handlowego.
Zakres obowiązków pracownika administracyjnego, wspierającego biuro zarządu, może być różnorodny. Najczęściej jednak do obowiązków takiej osoby należy prowadzenie kalendarza spotkań zarządu, organizacja pracy biura, zamawianie materiałów biurowych i promocyjnych, odbieranie telefonów, obsługa korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, wspieranie członków zarządu w czasie spotkań wewnętrznych i z klientami. Czasami zakres odpowiedzialności asystentki ds. wsparcia zarządu jest szerszy. Osoba ta może zajmować się też chociażby koordynacją projektów biznesowych, przygotowywaniem raportów i prezentacji na potrzeby zarządu, sporządzanie notatek biznesowych czy dokumentów, sprawdzanie poprawności danych w umowach. W naszym serwisie znajdziesz atrakcyjne oferty pracy na stanowiska administracyjne. Sprawdź!
Asystentka biura zarządu – co robi?
Podstawowym zadaniem asystentki biura zarządu / asystentki zarządu, jak sama nazwa wskazuje, jest asystowanie i pomoc członkom zarządu w wypełnianiu ich obowiązków. Do typowych obowiązków osoby obejmującej tę posadę należy m.in.:
- zarządzanie kalendarzem spotkań,
- przygotowywanie i obsługa korespondencji, zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej,
- dbanie o prawidłowy obieg dokumentów,
- organizowanie podróży służbowych,
- przygotowywanie materiałów na konferencje i spotkania biznesowe,
- koordynowanie pracy sekretariatu,
- współpraca z innymi działami w firmie, w tym z działem księgowości oraz kadr.
Bieżące zadania mogą się nieco różnić zależnie od miejsca pracy. Np. nieco inne obowiązki może mieć asystent dyrektora handlowego, który wspiera go w czasie przygotowywania analiz dotyczących sprzedaży czy raportów z realizacji celów marketingowych, a nieco inne sekretarka biura zarządu, tworząca protokoły ze spotkań, witająca klientów biznesowych i obsługująca centralę telefoniczną. W czasie przeglądania nowych ofert pracy na stanowisko asystentki zarządu zwróć uwagę na zakres obowiązków!
Jak zostać asystentką zarządu?
Pracodawcy często, chociaż nie zawsze, oczekują od kandydatek i kandydatów wykształcenia wyższego. Nawet jeśli nie jest to wymagane, ukończenie studiów wyższych z administracji, zarządzania czy psychologii biznesu może być jednak dużym atutem. Preferowane są osoby z doświadczeniem w pracy na podobnym stanowisku, chociażby jako pracownik biurowy niższego szczebla, asystentka biurowa czy sekretarka. Kandydaci powinni wykazać się znajomością prawa pracy, zarządzania zasobami ludzkimi oraz podstaw księgowości. Rekruter z pewnością zapyta też o umiejętność obsługi komputera i pakietu biurowego, a także poziom znajomości języka angielskiego. Co istotne, asystentka zarządu musi cechować się dużą dyspozycyjnością, w tym być gotowa na pełnienie obowiązków w niestandardowych godzinach i w różnych lokalizacjach, np. w czasie podróży służbowych.
Stanowisko asystentki członka zarządu – predyspozycje
Pracodawcy szukają osób, które cechują się:
- doskonałą organizacją pracy,
- rzetelnością i dokładnością,
- terminowością,
- dobrą pamięcią,
- wysoką kulturą osobistą,
- dyskrecją i wyczuciem,
- umiejętnością pracy pod presją czasu,
- samodzielnością w działaniu,
- umiejętnością budowania profesjonalnych relacji biznesowych.
Często liczy się także odpowiednia prezencja. Asystentka zarządu powinna być zawsze schludna, ubrana stosownie do okoliczności (np. musi przestrzegać dress code'u biznesowego) i umieć godnie reprezentować firmę np. na spotkaniach branżowych czy w kontaktach z kontrahentami.
Ile zarabia asystent zarządu?
Zarobki asystentki zarządu są zależne od poziomu odpowiedzialności, zakresu pracy, ale też wielkości i lokalizacji firmy, w jakiej jest zatrudniona. Zgodnie z Ogólnopolskim Badaniem Wynagrodzeń (badanie przeprowadzone przez serwis wynagrodzenia.pl) asystentka zarządu średniego szczebla otrzymuje najczęściej pensję w wysokości około od 5 tys. do 7,3 tys. zł brutto na miesiąc.
Najnowsze oferty pracy dla asystentki prezesa zarządu
Szukasz nowej pracy, która pozwoli Ci rozwinąć skrzydła w świeci biznesu? Sprawdź najnowsze oferty pracy na stanowiska administracyjne i biurowe. Pamiętaj, by ustawić Job Alert i regularnie wysyłać swoje zgłoszenia!
Praca asystentka zarządu – najczęściej zadawane pytania:
-
Jak wygląda rekrutacja na stanowisku asystentki zarządu?
Proces rekrutacyjny najczęściej jest dwustopniowy. Zwykle od kandydatek i kandydatów oczekuje się nadesłania CV i listu motywacyjnego. Wybrane osoby są zapraszane na rozmowę kwalifikacyjną. Zdarza się także, że kandydaci są proszeni o wykonanie testu kompetencyjnego albo sprawdzana jest ich znajomość języka angielskiego lub innego języka obcego (jeśli znajomość tegoż jest niezbędna na danym stanowisku). Informacja o tym, jak przebiega rekrutacja, zwykle znajduje się w ofercie pracy na stanowisko asystenta zarządu.
-
Jakie umiejętności są niezbędne na stanowisku dla asystentki zarządu?
W pracy asystentki czy asystenta zarządu najważniejsze są kompetencje organizacyjne i administracyjne, w tym umiejętność efektywnego zarządzania czasem, uważnego prowadzenia kalendarza spotkań zarządu. By wykonywać swoje obowiązki, taka osoba musi umieć obsługiwać sprzęt biurowy, a także biurowe oprogramowanie. Bardzo ważne są również rozwinięte umiejętności komunikacyjne, zdolność nawiązywania kontaktu i podtrzymywania relacji biznesowych, a także wysoka kultura osobista. Jeśli zastanawiasz się, co jeszcze musisz umieć, przejrzyj aktualne oferty pracy na stanowisko asystentki zarządu i zwróć uwagę na wymagania wymieniane najczęściej przez pracodawców.
