Podreferendarz w Biurze Dyrektora Generalnego

• Ogłoszenie nr: 170432
• Data ukazania się ogłoszenia: 17 czerwca 2015 r.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie

• Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej
• poszukuje kandydatek/kandydatów na stanowisko:
• podreferendarz
• do spraw obsługi sekretariatu Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej
• w Biurze Dyrektora Generalnego


• W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.

Wymiar etatu: 1

• Liczba stanowisk pracy: 1

Adres urzędu

Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Al. J. Ch. Szucha 23
00-580 Warszawa

Miejsce wykonywania pracy:

• Warszawa
  

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Rejestrowanie korespondencji, przekazywanie jej Dyrektorowi Generalnemu SZ oraz właściwym komórkom organizacyjnym ministerstwa lub adresatom zewnętrznym, a także nadzorowanie obiegu i terminowości przekazywanej korespondencji.
• Współprowadzenie/prowadzenie kalendarza wyjazdów, spotkań oraz wykazu spraw terminowych, współdziałanie w koordynacji przygotowywania materiałów w celu zapewnienia właściwej obsługi Dyrektora Generalnego SZ.
• Realizowanie połączeń telefonicznych, kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych jednostek organizacyjnych, gromadzenie niezbędnych dla kontaktów Dyrektora Generalnego SZ informacji o osobach, urzędach, instytucjach i organizacjach.
• Prowadzenie terminarza załatwianej korespondencji, sporządzanie pism, sporządzanie kopii materiałów, wysyłanie faksów lub poczty elektronicznej, skanowanie.
• Obsługa dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych dotyczących obiegu informacji niejawnych.
• Dbanie o zapewnienie recepcji podczas spotkań w gabinecie/saloniku, zgłaszanie gości.

Warunki pracy

• Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

1. Nietypowe godziny pracy.
2. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

• Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.
Inne

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

n i e z b ę d n e

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej.
• pozostałe wymagania niezbędne:
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.
• Umiejętność: dobrej organizacji pracy własnej, hierarchizowania prac, argumentowania, współpracy/obsługi klienta.
• Sumienność, dokładność, terminowość.
• Wysoka kultura osobista.
• Dyspozycyjność.

wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs sekretarki-asystentki).
• Powyżej 1 roku doświadczenia na stanowisku sekretarki/asystentki.
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawy o ochronie informacji niejawnych.
• Podstawowa wiedza dot. zakresu działania Biura Dyrektora Generalnego MSZ.
• Umiejętność: pracy pod presją czasu, radzenia sobie ze stresem i rozwiązywania konfliktów.

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów