Sekretarz

Warunki pracy

Zakres zadań

• Prowadzi sekretariat Urzędu, przyjmuje korespondencję, rejestruje pisma i sprawy w komputerowym systemie obiegu dokumentów, przekazuje referentom spraw zadekretowane dokumenty, przyjmuje dokumentację od referentów spraw, kompletuje, przedkłada do podpisu, rejestruje i wysyła.
• Przejmuje sprawy i akta oraz dokumentację sprawozdawczą od pracowników Urzędu, rejestruje je, wysyła oraz ewidencjonuje w teczkach i segregatorach, przekazuje pracownikom Urzędu polecenia, ustalenia, zarządzenia i komunikaty, prowadzi ewidencję kontroli.
• Zapewnia obsługę organizacyjną narad, konsultacji i spotkań z przedstawicielami urzędów oraz przedsiębiorców, uczestniczy w przygotowaniu prezentacji i opracowań, prowadzi terminarz spotkań.
• Prowadzi archiwum zakładowe, przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Państwowego
• Przyjmuje i przekazuje korespondencję kierowaną do Prezesa WUG lub do Wyższego Urzędu Górniczego, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów.
• Koordynuje sprawy związane z organizacją pobytu Prezesa WUG i innych osób oddelegowanych do wykonywania pracy w Warszawie oraz gości kierownictwa WUG.
• Zapewnia bieżącą obsługę i sprawne funkcjonowanie Gabinetu Prezesa WUG w Warszawie, załatwia formalności związane z dokumentacją służbową.
• Prowadzi sprawy organizacyjno – gospodarcze Sekretariatu Dyrektora Urzędu i Gabinetu Prezesa WUG w Warszawie

Wymagania niezbędne

• Ukończony kurs specjalistyczny w zakresie prowadzenia archiwum
• Znajomość przepisów w niezbędnym zakresie, dotyczącym funkcjonowania administracji publicznej, kodeksu postępowania administracyjnego, kodeksu pracy, służby cywilnej.
• Umiejętność obsługi komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych
• Zdolności interpersonalne, łatwość komunikacji i umiejętność dobrej organizacji pracy.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe