Sekretarz

Warunki pracy

Zakres zadań

• Zapewnienie właściwych warunków pracy Sekretarza Stanu, w tym: wykonywanie połączeń telefonicznych, zapewnienie właściwego obiegu korespondencji (przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych), monitorowanie stanu realizacji pism/spraw/dekretacji, a także prowadzenie harmonogramu przedsięwzięć służbowych Sekretarza Stanu w MON.
• Uczestniczenie w przygotowaniu i organizacji oraz zabezpieczenie pod względem logistycznym wizyt i spotkań Sekretarza Stanu z przedstawicielami urzędów administracji państwowej i innymi osobami. Kompletowanie materiałów informacyjnych do spotkań oraz wizyt krajowych i zagranicznych Sekretarza Stanu w MON.
• Opracowywanie decyzji Sekretarza Stanu w MON, dotyczących wewnętrznych spraw Sekretariatu.
• Prowadzenie ewidencji ilościowej oraz dokumentacji w zakresie materiałów promocyjnych (w tym zapotrzebowań na ww. materiały).
• Nadzorowanie obsługi kelnerskiej oraz organizacji wstawek konferencyjnych w celu zapewnienia właściwych warunków pracy Sekretarza Stanu w MON.
• Prowadzenie bazy informacji dotyczących urzędów, firm, instytucji (krajowych i zagranicznych), numerów telefonów, faksów i nazwisk osób zajmujących w nich stanowiska kierownicze oraz osób zajmujących kierownicze stanowiska w resorcie obrony narodowej.
• Organizowanie pod względem logistycznym wstępu gości do Sekretarza Stanu, doradcy i szefa Sekretariatu, w tym prowadzenie ewidencji oraz sporządzanie wniosków o wydanie przepustek uprawniających do wejścia i wjazdu pojazdem prywatnym na teren Ministerstwa.
• Planowanie, monitorowanie i rozliczanie limitów przeznaczonych na wykorzystywanie telefonów służbowych (komórkowych i stacjonarnych) pracowników i żołnierzy zawodowych Sekretariatu, wniosków o wydanie legitymacji poświadczających uprawnienia do ulgowych przejazdów PKP dla pracowników i żołnierzy Sekretariatu oraz rozliczeń funduszu reprezentacyjnego Sekretarza Stanu w MON.

Wymagania niezbędne

• Do 1 roku doświadczenia na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "poufne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, umożliwiającego uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "poufne"
• Znajomość: ustawy o ochronie informacji niejawnych, zasad savoir vivre'u, protokołu dyplomatycznego, struktury organizacyjnej MON
• Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, orientacji na klienta, radzenia sobie za stresem, komunikacji, w tym komunikacji pisemnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe