Referent

Warunki pracy

Do zakresu działania pracownika na stanowisku referenta ds. organizacji należy obsługa organizacyjna i administracyjna Inspektoratu w tym dbanie o profesjonalny wizerunek Kancelarii

Zakres zadań

• prowadzenie Kancelarii Ogólnej stosownie do przepisów oraz obsługa Sekretariatu Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Inowrocławiu
• przyjmowanie gości kancelarii i klientów umówionych do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Inowrocławiu i jego Zastępcy
• prowadzenie kalendarza spotkań, wydarzeń Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Inowrocławiu i jego Zastępcy
• udzielanie informacji zainteresowanym, informowanie o pracy kancelarii, inspektoratu, nieobecnościach, zastępstwach, kontrolach w tym obsługa telefoniczna
• udzielanie odpowiedzi na wnioski w sprawie informacji publicznej
• udzielanie odpowiedzi na pisma i wnioski ogólne podmiotom zainteresowanym w zakresie organów rządowych i samorządowych, biegłych i innych urzędów i instytucjiprzygotowywanie prezentacji i wykazów na zlecenie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Inowrocławiu bądź jego Zastępcy (lub osoby upoważnionej) w zakresie działalności organu
• obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej i poczty elektronicznej organu administracji publicznej
• obsługa platformy e-KOB, e-CRUB ,serwisu bazy aktów prawnych LEX w zakresie: zapewnienia dostępu upoważnionym pracownikom
• planowanie, wdrażanie oraz obsługa systemu EZD, SOBAP
• obsługa Biuletynu Informacji Publicznej oraz wywieszanie na tablicach ogłoszeń, informacji i zarządzeń
• koordynowanie czynności i dokumentów związanych z dostępnością Inspektoratu
• obsługa innych witryn, rejestrów i systemów internetowych w zakresie: zapewnienia dostępu upoważnionym pracownikom
• zapewnienie właściwego i sprawnego obiegu dokumentów wpływających, wychodzących oraz wewnętrznych (w tym tworzonych do użytku służbowego),
• prowadzenie oraz kontrola rejestrów spraw prowadzonych w formie elektronicznej i w formie papierowej (w tym sprawdzenie poprawności rejestrowania spraw w serwisie/ rejestrze internetowym – literówki, nazewnictwo, dokładny opis sprawy, adnotacje o przeniesieniach, zakończenia spraw),
• wydanie legitymacji służbowych
• prowadzenie ewidencji pieczęci i pieczątek
• przygotowywanie projektów sprawozdań
• przygotowywanie okresowych sprawozdań z działalności stanowiska
• prowadzenie gospodarki sprzętowej, materiałowej i zaopatrzenia w szczególności poprzez rejestr środków materiałowych, ewidencję bloczków mandatowych, rejestrację aut służbowych na przeglądy i naprawy, prowadzenie spraw wiązanych z przyjmowaniem i likwidacją środków trwałych, prowadzenie dokumentacji likwidacyjnej
• prace związane z usługami poligraficznymi na potrzeby organu, prawidłowe gospodarowanie powierzonymi materiałami poligraficznymi
• przygotowywanie zaleceń dla Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Inowrocławiu bądź jego zastępcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. terminowość szkoleń, wprowadzanie zmian w instrukcjach i regulaminach),
• koordynowanie szkoleń pracowników
• koordynowanie wyjazdów służbowych (ewidencja wyjść, drugi ścisłego zarachowania, delegacje),
• prowadzenie spraw związanych z konserwacją pomieszczeń i sprzętu biurowego
• prowadzenie książki kontroli zewnętrznych oraz zbioru protokołów sporządzanych przez jednostki kontrolujące
• prowadzenie spraw związanych z naborem na wole stanowiska pracy
• organizacja stażów i praktyk zawodowych
• prowadzenie rejestru zarządzeń
• sporządzanie pism, zaświadczeń, wezwań w zakresie kompetencji organu
• prowadzenie rejestrów zawiadomień o przeprowadzonych kontrolach obiektów wielkopowierzchniowych, sporządzanie wezwań w sprawie braku zawiadomień, prowadzenie teczek obiektów wielkopowierzchniowych
• wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Inowrocławiu
• prowadzenie archiwum zakładowego.

Wymagania niezbędne

• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe