Asystent

Warunki pracy

Praca biurowa w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Poznaniu Delegatura w Koninie oraz w terenie w siedzibach kontrolowanych podmiotów.
Praca biurowa z wykorzystaniem zestawu komputerowego wraz z niezbędnym oprogramowaniem oraz innym sprzętem biurowym.
Miejsce pracy zlokalizowane w budynku przy ul. Aleje 1 Maja 7 w Koninie, na II piętrze z dostępem do windy osobowej. Wejście możliwe klatką schodową o szerokości 160 cm po schodach z poręczami. W budynku pomieszczenia higieniczno-sanitarne są przystosowane dla osób niepełnosprawnych na wózkach inwalidzkich. Praca na stanowisku wiąże się z codzienną obsługą komputera powyżej 4 godzin dziennie i urządzeń biurowych.

Zakres zadań

• przyjmuje i rejestruje korespondencję przychodzącą do Inspektoratu, w tym również wpływającą telefoniczną i elektroniczną, nadzoruje jej obieg, przygotowuje korespondencję do wysłania i wysyła korespondencję wychodzącą, w celu zapewnienia właściwego jej obiegu,
• prowadzi i uaktualnia określone Prawem farmaceutycznym i wymogami Wielkopolskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego rejestry w celu zapewnienia właściwego wykonania zadań ustawowych,
• przepisuje, kompletuje oraz przedkłada dokumenty i korespondencję do podpisu Kierownikowi delegatury, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
• redaguje krótkie pisma na polecenie Kierownika Delegatury w celu wsparcia bieżącej pracy Delegatury,
• drukuje, skanuje, kopiuje i faksuje dokumenty z akt prowadzonych w Inspektoracie spraw administracyjnych.
• przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania urzędu.
• przyjmuje interesantów bezpośrednio zgłaszających się do Inspektoratu,
• prowadzi terminarz spotkań i zadań przełożonego, umawia spotkania, organizuje wyjazdy służbowe , sporządza raporty ,protokoły na potrzeby bezpośredniego przełożonego, przygotowuje materiały i dokumenty dla przełożonego .
• prowadzi sprawy gospodarcze (zgłasza naprawy, przeglądy sprzętu i urządzeń, prowadzi zakup i magazyn artykułów biurowych zaopatruje Inspektorat w artykuły spożywcze, załatwia sprawy formalno-rachunkowe związane z dokonanym zakupem),
• kompeletuje materiały do kontroli oraz wykonyje czynności pomocnicze przy wykonywaniu czynności kontrolnych w celu realizacji zadań ustawy Prawo Farmaceutyczne,
• opracowuje terminowo dokumentację z wykonywanych czynności kontrolnych w celu sprawnego funkcjonowania urzędu,
• pomaga w przygotowaniu dokumentacji w sprawach dotyczących wydania decyzji o udzielenie zezwolenia,
• prowadzi dokumentację dotyczącą pobieranych prób do badań jakościowych prób produktów leczniczych i wyrobów medycznych planowej realizacji zadań ustawowych,

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie technik farmaceutyczny
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość prawa odnośnie instrukcji kancelaryjnej, opłacie skarbowej oraz znajomość wybranych zagadnień z prawa farmaceutycznego,
• bardzo dobra znajomość obsługi komputera (Word, Excel, Internet) oraz umiejętność szybkiego pisania,
• obsługa urządzeń biurowych,
• bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność pracy w zespole.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejetność współpracy,
• umiejętność wykonywania czynności techniczno-biurowych (kserowanie, skanowanie materiałów oraz archiwizacja.