Asystent

Warunki pracy

CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY: Stanowisko zostało utworzone w celu prowadzenia kompleksowej ewidencji czasu służby funkcjonariuszy i innych spraw osobowych oraz prowadzenia gospodarki pokojami internatowo/gościnnymi znajdującymi się w Placówce.

CHARAKTER STANOWISKA I SPOSÓB WYKONYWANIA NA NIM ZADAŃ:  Praca biurowa w pomieszczeniach PSG w Sanoku (stanowisko pracy zlokalizowane na parterze w budynku wielokondygnacyjnym Placówki SG w Sanoku). Czas pracy: system podstawowy (godz. pracy od poniedziałku do piątku od 07:30 do 15:30). Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin. LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak. UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA: upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych; upoważnienie do wystawiania faktur VAT; upoważnienie do obsługi kasy fiskalnej; upoważnienie do przeprowadzania wstępnej kontroli formalnej dokumentacji związanej z absencją chorobową funkcjonariuszy. HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: powyżej 1 miesiąca do 1 kwartału. KONTAKTY ZEWNĘTRZNE: kilka razy dziennie z osobami korzystającymi z pokoi gościnnych. CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ: permanentna obsługa klientów zewnętrznych (stały kontakt z osobami korzystającymi z pokoi gościnnych i internatowych)

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY: Stanowisko pracy zlokalizowane jest w pokoju biurowym w Placówce SG w Sanoku. Podstawowe wyposażenie stanowiska to: komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner, urzadzenia pomiarowe. Bariery architektoniczne: możliwość poruszania się po budynku, drzwi odpowiedniej szerokości, odpowiednio dostosowane toalety. Budynek nie posiada podjazdu dla osób niepełnosprawnych.

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ: Osoba zatrudniona na przedmiotowym stanowisku na bieżąco zajmuje się sprawami związanymi z prowadzeniem ewidencji osobowej funkcjonariuszy oraz administracją pokojami internatowo/gościnnymi. Musi posiadać kompletną wiedzę w zakresie przepisów regulujących tok służby funkcjonariuszy, gospodarowania pokojami oraz czynności kancelaryjnych. Obowiązujące przepisy dotyczące spraw kadrowych funkcjonariuszy są złożone i wieloaspektowe. Wymagana jest znajomość ustawy o Straży Granicznej oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych dotyczących urlopów i czasu służby. Stanowisko pracy wymaga systematyczności, pilności, dynamiczności i samodzielności w realizacji zadań. Na powyższym stanowisku pracy konieczna jest umiejętność współpracy z innymi pracownikami i osobami z zewnątrz, dzielenia się zdobytą wiedzą i doświadczeniem. Pracownik powinien umieć dostrzegać różnicę zdań, omawiać problemy i zgłaszać konstruktywne wnioski usprawniające pracę Zespołu. Od pracownika wymagana jest dyspozycyjność i kreatywność w zakresie samodzielnego rozwiązywania problemów wynikłych z poszczególnych zadań. Częste zmiany w przepisach oraz ich niejednoznaczność wymagają od pracownika umiejętności interpretacji oraz częstej aktualizacji posiadanej wiedzy. Decyzje dot. skomplikowanych przypadków są podejmowane w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym. Przykłady: umiejętność interpretacji przepisów dot. spraw kadrowych, terminowość w sporządzaniu i ewidencjonowaniu dokumentów; umiejętność wykorzystania programów komputerowych w celu właściwego naliczania godzin pracy (obsługi arkusza kalkulacyjnego Excel); postępowanie w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu systemów informatycznych; umiejętności radzenia sobie w sytuacjach trudnych i kryzysowych, np. zagrożenie ppoż. lub zewnętrzne, presja czasu;  sytuacje bezprecedensowe dotyczą najczęściej czasu służby i podróży służbowych wymagają dogłębnej znajomości przepisów regulujących ten temat.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA: Praca na stanowisku asystenta polega na właściwym prowadzeniu ewidencji czasu służby funkcjonariuszy oraz gospodarki pokojami internatowo/gościnnymi. W tym zakresie zadania wykonywane są od początku do końca samodzielnie, osoba zajmująca stanowisko odpowiada za organizację i zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów. Pracownik na danym stanowisku wykazuje się inicjatywą w zakresie informowania i bieżącego przekazywania korespondencji – dokumentów do adresatów, a także aktualizacji wykonywanych zadań w ramach przystosowania do zmieniających się przepisów wynikających z regulacji prawnych. Na stanowisku wymagana jest umiejętność przekazywania informacji w sposób jasny, zwięzły i precyzyjny oraz wskazana jest postawa asertywna oraz zdolność przekonywania i argumentacji. W przypadku zaistnienia sytuacji bezprecedensowych, decyzje podejmowane są w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji własnych rozwiązań w oparciu o obowiązujące przepisy prawne. Podczas wykonywania pracy na stanowisku pracownik wykazuje się samodzielnością przy realizacji podstawowych zadań. Praca asystenta jest okresowo kontrolowana przez bezpośredniego przełożonego. Przykłady: realizacja zadań związanych z ewidencją czasu służby oraz wykonywanie dokumentów sprawozdawczych w tym zakresie; dokonywanie sprawdzenia otrzymywanych wniosków urlopowych i ich weryfikacja zgodnie z zatwierdzonym planem urlopowym na dany rok, a następnie przekazywanie komendantowi PSG do zatwierdzenia; drukowanie paragonów w kasie fiskalnej oraz samodzielne wystawianie faktur VAT; od pracownika wymaga się samodzielności w bieżącym śledzeniu zmieniających się przepisów oraz wytycznych dot. ewidencji czasu służby funkcjonariuszy oraz gospodarowania pokojami gościnnymi.

Zakres zadań

• wykonuje określone czynności pracy kadrowej, a w szczególności: prowadzi miesięczne listy obecności, roczne karty ewidencji obecności funkcjonariuszy, a także rozlicza na bieżąco godziny nadliczbowe funkcjonariuszy w celu przekazania danych do WKiSz oraz w celu prawidłowego i rzeczywistego rozliczania czasu służby, zapoznaje funkcjonariuszy placówki z rozkazami personalnymi, przygotowuje projekty wniosków w sprawach osobowych
• rozlicza czas podróży służbowych na podstawie imiennych oświadczeń, dotyczących prowadzenia pojazdów służbowych i prywatnych podczas ww. podróży w celu prawidłowego udokumentowania
• administruje pokojami internatowo/gościnnymi znajdującymi się w Placówce oraz prowadzi w tym zakresie obowiązującą dokumentację celem zapewnienia ciągłości korzystania z ww. pomieszczeń, w tym: sporządza wykazy dla osób korzystających z krótkotrwałego zakwaterowania w pokojach internatowo/gościnnych, wystawia rachunki i faktury VAT oraz prowadzi nadzór nad mieniem znajdującym się na wyposażeniu pokoi
• przyjmuje, ewidencjonuje i dokonuje wstępnej kontroli dostarczonych dokumentów związanych z przebywaniem na zwolnieniach lekarskich funkcjonariuszy
• sporządza i przestawia do zatwierdzenia Komendantowi PSG w Sanoku plany urlopów funkcjonariuszy (aneksy) oraz prowadzi bieżący nadzór nad zgodnym z planem wykorzystywaniem urlopów przez funkcjonariuszy, jak również nad prawidłowym i terminowym składaniem wniosków urlopowych, wniosków o przeniesienie i podzielenie urlopów. Prowadzi ewidencję i nadzór nad wykorzystywaniem urlopów krótkoterminowych
• kompletuje i przygotowuje do archiwizacji dokumenty po zakończeniu roku kalendarzowego w celu przekazania do właściwego archiwum
• obsługuje sekretariat i udziela wsparcia w zakresie obsługi konferencyjnej komendanta placówki

Wymagania niezbędne

• Znajomość rozporządzeń MSWiA w sprawie rozkładu czasu służby funkcjonariuszy SG, w sprawie urlopów funkcjonariuszy SG, dot. trybu udzielania zwolnień od zajęć służbowych funkcjonariuszom SG w zakresie regulującym plan służby i urlopy funkcjonariuszy oraz znajomość aktów prawnych wykonawczych dotyczących urlopów, czasu służby i podróży służbowych funkcjonariuszy
• Znajomość przepisów dot. wystawiania faktur VAT
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu oraz arkusza kalkulacyjnego
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu informacji niejawnych
• Przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych
• Doświadczenie zawodowe: w pracy kadrowej i/lub księgowej lub związane z obsługą kasy fiskalnej