Asystent

Warunki pracy

CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:

Stanowisko zostało utworzone w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania kancelarii ogólnej, prowadzenia prac kancelaryjnych, sprawowania nadzoru nad stanem i poprawnością obiegu i ewidencjonowania dokumentów oraz ochrony informacji.

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:

• 
  
• praca biurowa w systemie podstawowym;
  
• praca w siedzibie urzędu (stanowisko pracy zlokalizowane na I piętrze w budynku wielokondygnacyjnym Placówki SG w Krościenku);
  
• wyjazdy służbowe;
  
• praca związana z obsługą klienta;
  
• narzędzia i materiały pracy - w szczególności komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner;
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin;
  
• brak oznaczeń dla niewidomych;
  
• pomieszczenie higieniczno - sanitarne nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych;
  
• budynek nie posiada podjazdu dla osób niepełnosprawnych;
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym;
  
• budynek nie jest w pełni przystosowany dla osób z niepełnosprawnością.
  

CZAS PRACY: system podstawowy od poniedziałku do piątku w godz. od 07:00 do 15:00.

LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak.

UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:

• 
  
• upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową w pełnym zakresie.
  

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:

Przepisy prawa dotyczące ochrony i obiegu informacji, organizacji kancelarii określają sposób i tryb postępowania. Zmiany w przepisach wymagają od pracownika umiejętności interpretacji oraz stałej aktualizacji posiadanej wiedzy (kilka razy w roku). Zadania wymagają bardzo dobrej znajomości przepisów dot. ochrony i obiegu informacji. Osoba na tym stanowisku, z uwagi na częste kontakty z funkcjonariuszami oraz pracownikami cywilnymi, powinna cechować się szczególną komunikatywnością i wysoką kulturą osobistą.

Przykłady:

• 
  
• sprawdzanie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym dokumentacji placówki;
  
• przygotowywanie i wydawanie na potrzeby placówki urządzeń ewidencyjnych;
  
• zniesienie lub zmiana klauzuli dokumentów;
  
• klasyfikowanie dokumentów przeznaczonych do archiwizacji;
  
• sporządzanie protokołów brakowania dokumentów.
  

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Praca polega na samodzielnym prowadzeniu spraw kancelaryjnych. Osoba zajmująca to stanowisko odpowiada za przestrzeganie terminów wynikających z przepisów oraz stan, obieg i ochronę dokumentów w placówce. W przypadku zaistnienia sytuacji bezprecedensowych decyzje podejmowane są w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji własnych rozwiązań.

Przykłady:

• 
  
• przyjmowanie, ewidencjonowanie, przekazywanie, przesyłanie i udostępnianie dokumentów;
  
• prowadzenie urządzenia ewidencyjnego oraz dokumentacji związanej z działalnością kancelarii ogólnej;
  
• informowanie bezpośredniego przełożonego o ewentualnych zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentu;
  
• systematycznie porządkowanie posiadanych zasobów dokumentów;
  
• przygotowywanie dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum.
  

HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: do 1 miesiąca.

KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

• 
  
• kilka razy w tygodniu:
  
  • 
    
  • z pracownikami urzędu pocztowego lub kurierami w celu przekazania lub przyjęcia korespondencji;
    
  • z pracownikami KPP w Ustrzykach Dolnych w celu uzyskania informacji dot. korespondencji.
    
  
  
  

CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ: brak.

Zakres zadań

• przyjmuje, ewidencjonuje, przechowuje, przekazuje, przesyła i udostępnia dokumenty, porządkuje posiadany zasób dokumentów niearchiwalnych oraz przygotowuje dokumentację do przekazania do archiwum w celu zapewnienia prawidłowej i systematycznej pracy kancelarii
• obsługuje korespondencję w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz w innych systemach przesyłania i odbierania korespondencji (np. ePUAP) w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w placówce
• sprawdza poprawność dokumentów niejawnych oraz jawnych pod względem formalnym, zgodność załączników ze stanem faktycznym w celu podjęcia decyzji o przyjęciu dokumentów do rejestracji bądź odmowie przyjęcia ze względu na niespełnienie wymogów formalnych
• prowadzi trwałe i pomocnicze urządzenia ewidencyjne oraz inną dokumentacją związaną z działalnością kancelarii w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w placówce oraz prawidłowego ich ewidencjonowania
• sprawdza poprawność właściwego oznaczania i ewidencjonowania dokumentów przez pracowników i funkcjonariuszy w celu właściwego ich klasyfikowania
• przygotowuje dokumentację przeznaczoną do przekazania do archiwum, konsultuje z archiwum BiOSG sprawy związane z archiwizacją dokumentów, w ramach pomocy wykonawcom merytorycznym, w celu zgodności i poprawności przygotowania dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum
• wykonuje, zgodnie z posiadanym upoważnieniem, w zastępstwie inspektora - kierownika Kancelarii Ogólnej, czynności z zakresu jego kompetencji, podczas jego nieobecności
• prowadzi ewidencję pieczęci imiennych, urzędowych i służbowych w celu zapewnienia właściwego rozdysponowania i gospodarowania nimi

Wymagania niezbędne

• Umiejętność obsługi sprzętu komputerowego w zakresie edytora tekstu
• Znajomość Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych
• Znajomość Zarządzenia KGSG w sprawie szczególnego sposobu organizowania i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego
• Znajomość Decyzji KGSG w sprawie instrukcji kancelaryjnej Straży Granicznej
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie administracyjne
• Doświadczanie zawodowe w administracji publicznej lub w pracy z dokumentacją niejawną lub doświadczenie zawodowe w pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów
• Przeszkolenie z zakresu informacji niejawnych
• Komunikatywność