Starszy referent

Warunki pracy

- praca o charakterze administracyjno – biurowym (czas pracy zgodnie z ustawą o służbie cywilnej, system jednozmianowy - 8 godzinny),
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym, wykonywana w pozycji siedzącej przy monitorze ekranowym (również powyżej 4 godzin dziennie), konieczność poruszania się po obiekcie,
- miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy: I piętro w budynku, który nie jest przystosowany do poruszania się osób niepełnosprawnych ruchowo (brak windy),
- brak podległych pracowników,
- podstawowe wyposażenie stanowiska to: zestaw komputerowy z oprogramowaniem, meble biurowe oraz inne urządzenia biurowe (np. telefon, fax, kserokopiarka, niszczarka, skaner),
- na zewnątrz budynku znajdują się miejsca parkingowe dla pracowników,
- brak czynników szczególnie utrudniających wykonywanie zadań,
- kontakty zewnętrzne: kilka razy w tygodniu z pracownikami urzędu pocztowego lub kurierami w celu przekazania lub przyjęcia korespondencji.

Stanowisko utworzone w celu zapewnienia obsługi kancelaryjno-administracyjnej Placówki polegającej na bieżącym prowadzeniu ewidencji dokumentów niejawnych oraz jawnych otrzymywanych, wysyłanych i wydawanych, jak również ich terminowym dostarczaniu do właściwych adresatów.
Od pracownika wymaga się: opanowania przy wykonywaniu obowiązków, jak również umiejętności łatwej komunikacji, prostego i jasnego przekazywania wiedzy dotyczącej wytwarzania dokumentów oraz korygowania błędów w dokumentacji. Wymagana jest również umiejętność interpretacji przepisów i aktualizacji posiadanej wiedzy. Stanowisko Starszego referenta wymaga systematyczności, dynamiczności, pilności i samodzielności w realizacji zadań. Występuje duża różnorodność zadań ze względu na obieg dokumentów niejawnych i jawnych, który odbywa się wg. ściśle określonych regulacji, a osoba zatrudniona zobowiązana jest do wyboru odpowiedniego trybu postępowania lub procedury działania z określonymi przypadkami przetwarzania informacji niejawnych i jawnych.

Zakres zadań

• Prowadzi trwałe i pomocnicze urządzenia ewidencyjne, przyjmuje, przesyła, przechowuje, przekazuje oraz rejestruje niejawną i jawną korespondencję wchodzącą i wychodzącą w celu kontroli właściwego obiegu dokumentów.
• Sprawdza poprawność dokumentów niejawnych oraz jawnych pod względem formalnym, zgodność załączników ze stanem faktycznym w celu podjęcia decyzji o przyjęciu dokumentu do rejestracji, bądź odmowie przyjęcia ze względu na niespełnienie wymogów formalnych.
• Udziela interesantom informacji w zakresie problematyki leżącej w kompetencjach kancelarii ogólnej, a w razie konieczności kieruje ich do właściwych jednostek albo komórek organizacyjnych w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.
• Prowadzi ewidencję pieczęci imiennych, urzędowych i służbowych w celu zapewnienia właściwego rozdysponowania i gospodarowania nimi.
• Obsługuje elektroniczną skrzynkę podawczą (e-PUAP) w celu przekazania jej komendantowi placówki, rozlicza i sporządza comiesięczne zestawienia przesyłek krajowych i międzynarodowych w celu dokonywania płatności za wystawione faktury BiOSG przez Pocztę Polską.
• Bieżąco organizuje i planuje odbieranie od posiadaczy dokumentów niejawnych i jawnych, podejmuje decyzje związane z archiwizacją lub wpisaniem ich na protokół brakowania w celu rozliczenia z dokumentów niejawnych i jawnych Placówki.
• Ściśle współpracuje z komisją ds. przeglądu dokumentów niejawnych, realizuje zadania w zakresie zmian lub znoszenia klauzuli tajności dokumentów niejawnych w celu realizacji obowiązujących reguł prawnych, odnotowuje fakt zmiany klauzuli tajności dokumentów w urządzeniach ewidencyjnych.
• Udostępnia i wydaje materiały osobom uprawnionym, porządkuje posiadany zasób materiałów oraz egzekwuje zwrot materiałów niejawnych e celu zapewnienia prawidłowego obiegu materiałów niejawnych i jawnych.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego do 6 miesięcy doświadczenia w pracy biurowej

• umiejętność pracy w zespole,
• umiejętność obsługi sprzętu komputerowego i urządzeń biurowych,
• umiejętność wyrażania myśli w mowie i piśmie,
• dyspozycyjność, komunikatywność,
• znajomość przepisów z zakresu ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe