Starszy referent

Warunki pracy

CEL ISTNIENIA STANOWISKA: stanowisko utworzono w celu obsługi kancelaryjno - administracyjnej wydziału, obsługi telefonu kontaktowego wydziału, prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, prowadzenia ewidencji czasu pracy funkcjonariuszy i pracowników wydziału oraz innych elementów pracy kadrowej w stosunku do funkcjonariuszy i pracowników wydziału. Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym, praca wykonywana w pozycji siedzącej przy monitorze ekranowym (również powyżej 4 godzin dziennie), brak podległych pracowników. Podstawowe wyposażenie stanowiska to: zestaw komputerowy z oprogramowaniem, meble biurowe oraz inne urządzenia biurowe (np. telefon, fax, kserokopiarka, niszczarka, skaner).
CZAS PRACY: zgodnie z ustawą o służbie cywilnej (praca w systemie jednozmianowym),
KONTAKTY ZEWNĘTRZNE: kilka razy w tygodniu z interesantami przyjmowanymi przez przełożonych.
MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY: I piętro w budynku wielokondygnacyjnym na terenie kompleksu koszarowego Komendy Bieszczadzkiego Oddziału Straży Granicznej w Przemyślu, ul. Mickiewicza 34, 37 - 700 Przemyśl. Budynek posiada windę i jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
Na zewnątrz budynku znajdują się miejsca parkingowe dla pracowników.
Brak czynników szczególnie utrudniających wykonywanie zadań.
Osoba zajmująca przedmiotowe stanowisko często przyjmuje i wykonuje połączenia wewnętrzne i zewnętrzne, gdzie wskazana jest postawa asertywna, a jednocześnie konieczne są pewne elementy empatii. Stanowisko pracy wymaga systematyczności i dynamiczności w działaniu. Na przedmiotowym stanowisku pracy występuje duża różnorodność zadań o nieskomplikowanych schematach działania, lecz nie jest wymagana szczególna kreatywność. Na stanowisku wymagana jest samodzielna realizacja zadań. Pracownik do przełożonego zwraca się o pomoc wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych i bezprecedensowych.

Zakres zadań

• Ewidencjonowanie w odpowiednich dziennikach korespondencji wchodzącej i wychodzącej do/z Wydziału Koordynacji Działań oraz rozdział korespondencji dla poszczególnych osób funkcyjnych zgodnie z dekretacją Naczelnika WKD, a także wysyłanie korespondencji jawnej za pośrednictwem urządzeń fax w celu zapewnienia obsługi kancelaryjno-administracyjnej wydziału.
• Prowadzenie ewidencji nadgodzin funkcjonariuszy i miesięcznej ewidencji czasu służby/pracy funkcjonariuszy/pracowników wydziału oraz sporządzenie kwartalnych meldunków tym zakresie w celu właściwego dokumentowania i rozliczania czasu służby /pracy. Prowadzenie rocznych kart ewidencji obecności funkcjonariuszy.
• Prowadzenie ewidencji i rozliczeń urlopów funkcjonariuszy i pracowników wydziału w celu właściwego dokumentowania i rozliczania udzielanych urlopów oraz przyjmowanie i dokonywanie wstępnej kontroli formalnej zaświadczeń lekarskich i oświadczeń funkcjonariuszy wydziału.
• Przygotowywanie zapotrzebowań oraz pobieranie materiałów biurowych, przechowywanie ich zgodnie z obowiązującymi zasadami oraz rozdział dla poszczególnych osób funkcyjnych dla zapewnienia właściwego funkcjonowania wydziału.
• Techniczne wytwarzanie dokumentów zleconych przez Naczelnika wydziału, Zastępcę Naczelnika wydziału, Kierownika Sekcji Prezydialnej, a także wyłącznie za ich zgodą dokumentów powierzonych przez innych wykonawców wydziału w celu wsparcia bieżącej działalności wydziału.
• Obsługa urządzeń telekomunikacyjnych i biurowych w imieniu Naczelnika wydziału w celu zapewnienia ciągłości i płynności przepływu informacji pomiędzy wydziałem a innymi komórkami i jednostkami organizacyjnymi.
• Obsługa telefonu kontaktowego wydziału, a podczas nieobecności Naczelnika wydziału, Zastępcy Naczelnika wydziału – również obsługa rozmów kierowanych na ich adresy telefoniczne. Obsługa poczty elektronicznej w ramach ogólnego konta wydziału.
• W celu archiwizacji i niszczenia dokumentacji służbowej - dokonywanie tematycznego i chronologicznego podziału dokumentów, wykonywanie stosownych spisów, protokołów brakowania, opisu teczek.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• Znajomość przepisów z zakresu czasu służby i pracy z Ustawy o Straży Granicznej i Kodeksu pracy.
• Ogólna wiedza na temat zasad prowadzenia urządzeń ewidencyjnych.
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu oraz arkusza kalkulacyjnego.
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe