Starszy referent

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa wykonywana w systemie 8 godzinnym (jednozmianowym). Wymuszona pozycja ciała - siedząca. Stanowisko pracy wyposażone w komputer, monitor ekranowy - czas pracy przy komputerze powyżej połowy dobowego czasu pracy, w środowisku biurowym przy oświetleniu dziennym i sztucznym. Konieczność korzystania z urządzeń biurowych - telefon, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów. Na stanowisku istnieje praca w szczególnie trudnych warunkach środowiskowych (grzyby, pleśnie), występuje praca w terenie, wysiłek fizyczny oraz praca na wysokości do 3 metrów. Wejście do budynku KMP Jastrzębie-Zdrój przy ul. Śląskiej 12 jest dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Stanowisko pracy w Zespole Prezydialnym znajduje się na I pietrze budynku (brak windy) i nie jest dostosowane dla osób niepełnosprawnych ruchowo. Pomieszczenie składnicy akt znajduje się na parterze budynku, wejście od strony parkingu dla pojazdów służbowych, cześć składnicy akt znajduje się w Jastrzębiu-Zdroju przy ul. Dworcowej 17a, w odległości około 2 km od siedziby urzędu, co powoduje konieczność pokonywania znacznej odległości. Pomieszczenie sanitarne przystosowane dla osób niepełnosprawnych znajduje się na parterze budynku (przy wejściu głównym), co powoduje konieczność pokonywania dużej ilości schodów - brak możliwości poruszania się wózkiem inwalidzkim.

Zakres zadań

• prowadzenie składnicy akt, wypożyczanie i udostępnianie materiałów ze składnicy oraz prowadzenie ewidencji archiwalnej, w celu prawidłowego przyjmowania, przechowywania i obiegu dokumentacji niearchiwalnej.
• prowadzenie ewidencji archiwalnej oraz sprawdzanie pod względem formalnym i merytorycznym materiały archiwalne i niearchiwalne oraz spisy akt przekazanych kat. A, B i BE, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej kat. BC w oparciu o przekazaną dokumentację jawną i niejawną z komórek organizacyjnych KMP w celu prawidłowego przyjmowania i przechowywania dokumentacji.
• sporządzanie wykazów do brakowania oraz protokoły brakowania dla dokumentacji niearchiwalnej kat. B, BE, której upłynął okres przechowywania, w celu zwolnienia przestrzeni w składnicy akt na dopływ nowych materiałów
• wykonywanie kwerend oraz wypożyczanie i udostępnianie materiałów ze składnicy akt na zapytanie jednostek Policji, sądów, prokuratur, obywateli a także prowadzi ewidencję udostępnień w celu dostarczenia niezbędnych informacji i prawidłowej ewidencji dokumentacji archiwalnej
• uczestniczenie w wydzielaniu i niszczeniu dokumentacji niearchiwalnej, której upłynął okres przechowywania w celu wyselekcjonowania i wybrakowania materiałów ze składnicy akt
• potwierdzanie za zgodność z oryginałem kopii, odpisów, wypisów, wyciągi lub wydruków z dokumentów niejawnych oraz dokonuje skreśleń i adnotacji dot. znoszenia klauzuli tajności na dokumentach niejawnych w celu zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych
• udzielanie instruktażu pracownikom i funkcjonariuszom opracowującym materiały przed przekazaniem do składnicy akt w celu prawidłowej kwalifikacji i przechowywania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej
• współpraca z IPN w zakresie wydawania opinii dot. przydatności dokumentacji do zadań ustawowych IPN, w celu zapewnienia prawidłowego przechowywania materiałów

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w pracy administracyjnej lub pracy biurowej

• znajmość przepisów o służbie cywilnej, przepisów dot. pracy kancelaryjno-biurowej oraz o ochronie danych osobowych
• umiejętność planowania i organizowania pracy własnej, umiejętność pracy w zespole, umiejętność komunikowania się, rzetelność, terminowość
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• kurs archiwalny
• poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli ŚCIŚLE TAJNE