poszukuje kandydatów na stanowisko:
Asystent Sekretariatu Zarządu w Departamencie Zarządu
Nr Ref.: DZ/SZ/As
Podstawowy zakres obowiązków na stanowisku:
- Obsługa sekretarska Zarządu Spółki, w tym:
- współuczestniczenie w przygotowaniu korespondencji tworzonej przez Członków Zarządu w języku polskim i angielskim,
- przygotowywanie raportów, zestawień, prezentacji oraz baz danych na potrzeby Członków Zarządu,
- weryfikacja i przygotowanie dokumentów wpływających do podpisu i dekretacji Członków Zarządu, selekcjonowanie spraw pilnych i priorytetowych, zapewnienie spójności obiegu dokumentów oraz monitorowanie wybranych zadań zleconych dyrektorom,
- prowadzenie kalendarza spotkań Członków Zarządu,
- organizacja zewnętrznych i wewnętrznych spotkań Członków Zarządu.
- Obsługa kancelaryjna Zarządu Spółki, w tym:
- prowadzenie dziennika ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsługa wszystkich pism z dekretacją,
- obsługa korespondencji elektronicznej,
- realizacja zadań związanych z dystrybucją i ochroną dokumentów niejawnych,
- bieżąca archiwizacja dokumentacji.
- Zarządzanie dokumentacją Zarządu Spółki:
- dbanie o sprawny przebieg informacji i dokumentacji wewnątrz Sekretariatu Zarządu, pomiędzy departamentami Spółki oraz Instytucjami Zewnętrznymi podczas nieobecności Koordynatora Sekretariatu Zarządu,
- przygotowywanie wydruków oraz zabezpieczenie Członków Zarządu w określone dokumenty (np. materiały na posiedzenia),
- Obsługa administracyjna Zarządu Spółki:
- rejestracja i rozliczanie krajowych i zagranicznych delegacji służbowych Członków Zarządu,
- zapewnienie zaopatrzenia Zarządu Spółki w niezbędne zasoby (materiały i sprzęty biurowe, eksploatacyjne oraz spożywcze).
Wymagania:
- wykształcenie wyższe – preferowane z zakresu administracji,
- minimum rok stażu pracy na stanowisku o podobnym zakresie zadań,
- umiejętność przygotowywania raportów, prezentacji, zestawień i baz danych,
- wysoko rozwinięte umiejętności organizowania i planowania pracy,
- bardzo dobre kompetencje komunikacyjne i umiejętność współpracy z zespołem,
- obowiązkowość, terminowość i sumienność,
- biegła znajomość języka angielskiego,
- bardzo dobra umiejętność obsługi komputera (w tym pakietu MS Office).
