Starszy referent

Warunki pracy

Zakres zadań

• obsługa kancelaryjno-biurowa sekretariatu Komendanta Miejskiego Policji w Zielonej Górze oraz innych komórek organizacyjnych
• Przyjmowanie z Poczty Specjalnej całości korespondencji adresowanej na KMP, ewidencja pism wpływających i wychodzących, rejestrowanie książek;
• Ewidencjowanie korespondencji o klauzuli "zastrzeżone”:
• Kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu Komendantom w celu właściwego obiegu dokumentów jawnych i zastrzeżonych, przekazywanie korespondencji zgodnie z dekretacją do komórek/jednostek organizacyjnych w celu nadania dalszego biegu sprawom
• Gromadzenie, kompletowanie, ewidencjonowanie resortowych aktów prawnych, dokonywanie ich dystrybucji oraz aktualizacji w celu wdrożenia w życie obowiązujących przepisów i prawidłowego obiegu dokumentów jawnych
• Redagowanie pism i aktów prawnych na polecenie przełożonego - w celu wsparcia pracy Komendantów
• Sprawdzanie pod względem formalnym projekty aktów normatywnych oraz projekty decyzji;
• Branie udziału w czynnościach związanych z przekazywaniem jednostkom i komórkom organizacyjnym w przypadkach zmian na stanowiskach - w celu prawidłowego funkcjonowania jednostki
• Prowadzenie grafiku dyżurów, terminarza spotkań, narad, przygotowywanie i obsługa organizacyjno-recepcyjna spotkań z interesantami gośćmi, pobieranie pism z biura przepustek;
• Przygotowywanie i opracowanie dokumentów przeznaczonych do archiwizacji wytworzonych w ramach działania sekretariatu i Zespołu Prezydialnego, sporządzanie na bieżąco spisów akt kat. A i B oraz protokołów brakowania kat. BC i przekazywanie ich do składnicy akt KMP
• Przekazywanie poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom podległych komórek i jednostek organizacyjnych

Wymagania niezbędne

• znajomość przepisów:
• o Zarządzenie nr 920 KGP z dnia 11. 09. 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji z późn.zm.
• o Ustawa z dn. 21.11.2008 r. o służbie cywilnej Dz.U. 2008 Nr 227 poz.1505 ze zm.;
• o Zarządzenie Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dn.06.10.2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz zasad etyki korpusu służby cywilnej.
• o Znajomość struktury organizacyjnej KMP w Zielonej Górze
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejętność reprezentowania urzędu na zewnątrz
• umiejętność kontaktu z trudnym klientem, umiejętność negocjowania
• umiejętność koordynowania działań i zarządzania czasem
• zdolność analitycznego myślenia
• kreatywność
• umiejętności organizacyjne