Sekretarz kierownika jednostki

Warunki pracy

Praca biurowa w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu połączona z wyjściem na pocztę z korespondencją. Wysiłek fizyczny związany z robieniem zakupów.
Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin, obsługa urządzeń biurowych (komputer, skaner, kserokopiarka, faks, niszczarka).
Pomieszczenia higieniczno-sanitarne przystosowane dla osób niepełnosprawnych. Brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym. Miejsce pracy mieści się na II piętrze budynku Wojewódzkiego Inspektoratu. Budynek posiada podjazd dla osób niepełnosprawnych oraz drzwi o odpowiedniej szerokości, brak windy.

Zakres zadań

• Wykonuje wszystkie czynności kancelaryjne i je dokumentuje w teleinformatycznym systemie do elektronicznego zarządzania dokumentacją (system EZD) w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Wojewódzkim Inspektoracie.
• Kompletuje i przedkłada dokumenty i korespondencję do podpisu Wojewódzkiego Inspektora oraz Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Wojewódzkim Inspektoracie.
• Przygotowuje i obsługuje organizacyjnie spotkania z interesantami i gośćmi oraz narady, konferencje i szkolenia pracowników w celu wsparcia bieżącej pracy Wojewódzkiego Inspektora, Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora oraz działów Wojewódzkiego Inspektoratu.
• Prowadzi teczki aktowe Wojewódzkiego Inspektora i Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora, wyłączone z elektronicznego zarządzania dokumentacją, w celu wsparcia w bieżącej pracy Wojewódzkiego Inspektora i Zastępcę Wojewódzkiego Inspektora.
• Archiwizuje i przekazuje akta spraw, prowadzonych tradycyjnie i w systemie EZD, Wojewódzkiego Inspektora i Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora do Archiwum Zakładowego w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Wojewódzkim Inspektoracie.
• Przygotowuje wysyłkę korespondencji wychodzącej z komórek organizacyjnych Wojewódzkiego Inspektoratu i przekazuje operatorowi pocztowemu w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Wojewódzkim Inspektoracie.
• Nalicza ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz za pranie w celu przedłożenia do wypłaty do działu Finansowego.
• Prowadzi obsługę kancelaryjno-biurową korespondencji niejawnej w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Wojewódzkim Inspektoracie.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 3 miesiące doświadczenia zawodowego w administracji biurowej.

• Ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej.
• Ogólna znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
• Ogólna znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych.
• Ogólna znajomość Regulaminu organizacyjnego WIORiN.
• Wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe.
• Rzetelność.
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów.
• Komunikacja.
• Współpraca.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z obsługi pakietu MS Office.
• Umjętności IT.
• Organizacja pracy własanej.
• Samodzielność i inicjatywa.
• Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność.
• Pozytywne podejście do klienta.