Specjalista

Warunki pracy

- praca biurowo-administracyjna w siedzibie Komendy na pierwszym piętrze,
- praca w systemie codziennym w godzinach 7:30- 15:30,
- praca z wykorzystaniem komputera, przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie i innych urządzeń biurowych,
- praca z bazami danych/programami specjalistycznymi,
- w pomieszczeniu archiwum występuje narażenie na kurz,
- podczas porządkowania zasobu archiwalnego może występować znaczny wysiłek fizyczny,
- budynek nie jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• wykonywanie czynności kancelaryjno-biurowych związanych z prowadzeniem kancelarii ogólnej i sekretariatu komendy polegających na przyjmowaniu i ewidencjonowaniu korespondencji przychodzącej i wychodzącej, przyjmowaniu petentów, organizowaniu odpraw służbowych, narad i konferencji z udziałem komendanta powiatowego oraz sporządzaniu dokumentacji z ich przebiegu;
• realizowanie zadań z zakresu skarg i wniosków, przyjmowanie, prowadzenie ewidencji skarg i wniosków oraz wykonywanie sprawozdawczości w tym zakresie ;
• prowadzenie archiwum komendy i spraw związanych z archiwizacją dokumentów tj. przyjmowania dokumentów do archiwum, udostępniania dokumentów i brakowania dokumentów, wykonywanie sprawozdawczości;
• realizowanie zadań z zakresu planowania pracy komendy i przygotowanie zbiorczych analiz oraz wniosków z zakresu jej działania;
• prowadzenie spraw z zakresu szkolenia i doskonalenia zawodowego strażaków systemu służby codziennej i pracowników korpusu służby cywilnej komendy powiatowej polegających zgłaszaniu i prowadzeniu ewidencji szkoleń.;
• wykonywanie zadań w zakresie sporządzania oraz ewidencjonowania zarządzeń, decyzji, rozkazów, regulaminów, instrukcji i wytycznych komendanta powiatowego;
• organizowanie współpracy z terenowymi organami administracji publicznej, innymi instytucjami i jednostkami ochrony przeciwpożarowej oraz organizowanie i prowadzenie działalności informacyjno-promocyjnej komendy ;
• opracowywanie propozycji zmian struktur wewnątrz organizacyjnych komendy powiatowej;
• współpraca w zakresie zadań z kontroli wewnętrznej komórek organizacyjnych komendy powiatowej i jednostki ratowniczo – gaśniczej, planowanie i wykonywanie sprawozdawczości w tym przedmiocie ;
• ewidencjonowanie pieczęci i stempli w komendzie;
• aktualizacja informacji umieszczanych na stronie internetowej komendy , Biuletynu Informacji Publicznej i poczty elektronicznej, wykonywanie czynności w celu zapewnienia koordynacji przepływu informacji do jednostek nadrzędnych Państwowej Straży Pożarnej;
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej ewidencji obecności i czasu służby strażaków systemu codziennego, pracowników cywilnych oraz delegowania strażaków i pracowników cywilnych komendy z obsługą programów do ewidencji czasy służby;
• prowadzenie w zastępstwie w pełnym zakresie spraw kadrowych w komendzie;

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 2 lata doświadczenia zawodowego w obszarze doświadczenia zawodowego na stanowisku w administracji.

• umiejętność obsługi urządzeń biurowych ,
• bardzo dobra znajomość obsługi pakietu Microsoft Office
• umiejętność redagowania pism urzędowych
• znajomość zasad przyjmowania, wysyłania i ewidencjonowania korespondencji, wcześniejsza praca związana z wykonywaniem tych czynności,
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość przepisów kancelaryjnych, w tym obowiązujących w jednostkach organizacyjnych PSP
• znajomość ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, rozporządzenia MSW i A w sprawie ramowej organizacji komendy wojewódzkiej i powiatowej (miejskiej) Państwowej Straży Pożarnej, rozporządzenia MSW i A z dnia 29.12.2005r. rozporządzenie w sprawie pełnienia służby przez strażaków Państwowej Straży Pożarnej, ustawy o Służbie Cywilnej, Kodeks Pracy i Kodeks Postępowania Administracyjnego
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejętność analizowania dokumentów
• zdolność analitycznego myślenia
• umiejętność pracy w zespole
• umiejętność dobrej organizacji pracy
• sumienność, dokładność, rzetelność, odpowiedzialność
• umiejętność skutecznego komunikowania się
• umiejętność precyzyjnego przekazywania informacji
• umiejętność koncentracji
• odporność na stres
• umiejętność pracy pod presją czasu