Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:

Czynniki szkodliwe i warunki uciążliwe dla zdrowia:
- praca przy monitorze ekranowym (komputer) pow. 4 godzin dziennie

Narzędzia i materiały pracy: komputer

Infrastruktura - bariery architektoniczne:
- brak schodołazu
- toaleta niedostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• Przyjmuje i przedkłada Kapitanowi Portu(w razie nieobecności osobie zastępującej) przychodzącą korespondencję w formie pisemnej i elektronicznej oraz rozdziela ją według dekretacji kapitana portu; sprawdza terminy wykonania zadań ustalonych przez kapitana portu, prowadzi korespondencę telefoniczną w celu sprawnej obsługi interesantów kapitanatu oraz wsparcia działań kapitana portu
• Prowadzi dokumentację całości spraw sekretariatu wraz z archiwizacją akt jawnych w celu prawidłowego obiegu dokumentów i wypełnienia obowiązku archiwizacji akt kapitanatu Portu. Koordynuje sprawy związane z potrzebami finansowymi kapitanatu w celu zapewnienia środków finansowych na doraźne zaopatrzenie kapitanatu
• Wprowadza dane do systemu TransmorN celem ewidencji ruchu statków, ładunków dla potrzeb UE i krajowych Urzędów Statystycznych oraz sporządzanie miesięcznych raportów dla Eurostatu zgodnie z wymaganiami EU
• Redaguje w wersji dwujęzycznej pisma i korespondencję elektroniczną na potrzeby kapitanatu portu i sekretariatu w celu zapewnienia udokumentowanej współpracy z podmiotami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Prowadzei sprawy osobowech w kapitanacie portu w celu zapewnienia sprawnej i prawidłowej pracy kapitanatu
• Prowadzi dokumentację w sprawach związanych z wyjazdami służbowymi Kapitana Portu w celu zapewnienia właściwego przebiegu podróży i rozliczenia delegacji służbowych w komórce finansowo-księgowej . Koordynuje sporządzanie sprawozdań i dokumentacji w zakresie realizacji zadań kapitanatu portu, stanu zasobów wykorzystywanych w bieżącej działalności sekretariatu i przekazywania wymaganych danych w ramach współpracy do komórek organizacyjnych Urzędu lub podmiotów zewnętrznych
• Organizuje prace porządkowe wykonywe przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych w celu utrzymania czystości pomieszczeń biurowych i powierzchni ogólnych oraz utrzymania należytego ładu na terenie kapitanatu. Analizowanie zgłoszeń statków w systemie PHICS pod kątem prawidłowego wypełniania przez agentów formularzy ewidencyjnych w transporcie morskim
• Kontroluje zgłoszenia agentów przekazywane w systemie PHICS celem prawidłowego wprowadzania danych do systemu TransmorN, oraz uzgadnia z Urzędem Statystycznym prawidłowość przekazywanych danych, ewentualne wprowadza korekt, wynikających z błędnych danych agencji, po zgłoszeniu przez Urząd Statystyczny.
• Prowadzi statystyki jednostek i pasażerów żeglugi krajowej w celu realizacji wymogów UE - system TransmorN.

Wymagania niezbędne

• Komunikatywna znajomość języka angielskiego (A2 wg ESOKJ)
• Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań.
• Znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań.
• Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w zakresie wykonywanych zadań.
• Umiejętność współpracy
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”.
• Znajomość kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie wykonywanych zadań.
• Wiedza w zakresie systemu zarządzani jakością.
• Prawo jazdy kat.B
• umiętność obsługi komputera w tym pakietu Microsoft Office( Word, Excel, Power Point)