Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa. Budynek piętrowy,  nieprzystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo, oświetlenie dzienne i sztuczne, praca siedząca z wykorzystaniem monitora ekranowego powyżej 4 godzin dziennie.

Zakres zadań

• Przyjmuje, ewidencjonuje, przechowuje, przekazuje i wysyła materiały oraz zapewnia terminowość i właściwy obieg dokumentacji.
• Prowadzi urządzenia ewidencyjne wytworzonych i przechowywanych dokumentów jawnych i niejawnych. Prowadzi ewidencje informatycznych nośników danych, pieczęci, stempli do plombowania oraz kluczy zapasowych.
• Odbiera, rejestruje i archiwizuje dokumenty wpływające drogą elektroniczną. Obsługuje skrzynkę podawczą e-PUAP, e-Doręczenia. Wykorzystuje EZD do wykonywania czynności kancelaryjnych.
• Sprawuje nadzór nad stanem, obiegiem i ochroną dokumentów jawnych i niejawnych. Prowadzi nadzór przed nieuprawnionym ujawnieniem materiałów oraz informuje bezpośredniego przełożonego o ewentualnych zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia materiałów.
• Rejestruje, oznacza oraz prowadzi obieg dzienników oraz innych dokumentów związanych z jednostkami pływającymi KDSG.
• Systematycznie porządkuje posiadany zasób materiałów, kompletuje i zszywa dokumenty spraw zakończonych oraz przygotowuje akta celem przekazania ich do właściwego archiwum.
• Pomaga pracownikom przy odpowiednim klasyfikowaniu materiałów oraz przygotowywaniu ich do archiwizacji.
• Prowadzi bieżące szkolenia funkcjonariuszy i pracowników w zakresie wytwarzania ewidencji obiegu i ochrony dokumentacji jawnej i niejawnej.

Wymagania niezbędne

• Umiejętność obsługi komputera (MS OFFICE)
• Znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość aktów prawnych dotyczących funkcjonowania kancelarii ogólnej w celu właściwego jej funkcjonowania
• Umiejętność pracy w zespole, komunikatywność
• Złożenie klauzuli informacyjnej dla osób ubiegających się o pracę w MOSG wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych
• Złożenie oświadczenia lustracyjnego (dotyczy osób urodzonych przed 01 sierpnia 1972r.)
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa lub zgoda na udział w procedurze sprawdzającej w zakresie dostępu do informacji niejawnych o klauzuli ,,tajne”
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa lub zgoda na udział w procedurze sprawdzającej w zakresie dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „ściśle tajne”
• Znajomość procedur i przepisów związanych z obiegiem dokumentów niejawnych
• Szkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych
• Znajomość obsługi sprzętu biurowego
• Przeszkolenie w pracy biurowej.