Inspektor w Referacie Organizacyjnym

• wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym o specjalności umożliwiającej wykonywanie zadań  na danym stanowisku,
• co najmniej 3-letni staż pracy,
• znajomość przepisów ustaw:
  • o samorządzie gminnym,
  • kodeksu postępowania administracyjnego (ze szczególnym uwzględnieniem skarg i wniosków),
  • ustawy o petycjach,
  • instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
  • Prawo zamówień publicznych (w zakresie szacowania wartości zamówień i opisu przedmiotu zamówienia), ze szczególnym uwzględnieniem zamówień „podprogowych” (poniżej 30.000 euro),
• bardzo dobra znajomość zagadnień związanych ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy i obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim w Toszku oraz strukturą gminnych jednostek organizacyjnych,
• obywatelstwo polskie lub jednego z państw Unii Europejskiej oraz innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• brak prawomocnego skazania za umyślne przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• nieposzlakowana opinia.

• preferowane doświadczenie w pracy w jednostkach samorządu terytorialnego,
• biegła umiejętność obsługi komputera (pakiet Microsoft Office) i urządzeń biurowych oraz zdolność bezwzrokowego i szybkiego pisania na klawiaturze,
• wysoka kultura osobista, uprzejmość, życzliwość, umiejętność empatycznej i przyjaznej obsługi interesantów, w tym negocjacji, rozwiązywania i prawidłowego reagowania na sytuacje stresujące i kryzysowe, umiejętności interpersonalne,
• prawo jazdy kategorii B,
• zdolności analitycznego myślenia, łatwość formułowania myśli na piśmie, umiejętność sprawnej, samodzielnej i efektywnej organizacji czasu pracy,
• dyspozycyjność, sumienność, odpowiedzialność, kreatywność, odporność na stres, umiejętność pracy w zespole.

• obsługa sekretariatu Burmistrza Toszka oraz Zastępcy Burmistrza, w tym w szczególności:
  • wykonywanie czynności kancelaryjno-technicznych, odbieranie i przekierowywanie rozmów telefonicznych do odpowiednich komórek organizacyjnych Urzędu, obsługa poczty elektronicznej sekretariatu,
  • dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę sekretariatu oraz gabinetu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
  • organizacja, w tym również prowadzenie terminarza wyjazdów i spotkań Burmistrza Toszka oraz Zastępcy Burmistrza,
  • przyjmowanie interesantów i gości, awizowanie ich do Burmistrza i Zastępcy Burmistrza oraz zapewnienie sprawnej, kompetentnej i życzliwej obsługi interesantów,
  • czuwanie nad sprawnych obiegiem informacji miedzy sekretariatem a innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,
  • dostarczanie korespondencji do placówki pocztowej,
  • przyjmowanie i rejestracja w elektronicznym systemie obiegu dokumentów korespondencji wychodzącej z Urzędu Miejskiego w Toszku,
  • ewidencjonowanie korespondencji w pocztowej książce nadawczej i rejestrach prowadzonych w systemie elektronicznym przed ich przekazaniem do placówki pocztowej,
  • przekazywanie poszczególnym komórkom organizacyjnym Urzędu zadekretowanej korespondencji,
  • kontrola prawidłowości pobierania i zdawania kluczy, prowadzenie książki pobierania i zdawania kluczy, odpowiadanie za pobieranie i zdawanie kluczy z sejfu.
• prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń Burmistrza Toszka, w tym:
  • bieżące prowadzenie, monitorowanie i aktualizowanie rejestru zarządzeń w formie pisemnej oraz elektronicznej,
  • bieżące, zgodne z wewnętrznymi regulacjami przesyłanie zarządzeń celem ich udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej,
  • przekazywanie zarządzeń według rozdzielnika poszczególnym komórkom organizacyjnym Urzędu,
  • opracowywanie i przedkładanie Sekretarzowi Gminy do dnia 30. stycznia każdego roku wykazu obowiązujących zarządzeń Burmistrza Toszka wg stanu na dzień 1. stycznia danego roku kalendarzowego,
  • przekazywanie Regionalnej Izbie Obrachunkowej zarządzeń Burmistrza objętych zakresem jej nadzoru, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
• prowadzenie zbioru oraz rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Burmistrza Toszka, w tym bieżące prowadzenie, monitorowanie i aktualizowanie rejestru w formie pisemnej oraz elektronicznej,
• prowadzenie księgozbioru Urzędu oraz planowanie, realizacja i kontrolowanie zakupów dotyczących prasy i publikacji książkowych na potrzeby pracowników Urzędu Miejskiego w Toszku, w tym czuwanie nad prawidłowym wydatkowaniem środków finansowych przeznaczonych na ten cel,
• terminowe regulowanie składek członkowskich w organizacjach, związkach, których członkiem jest Gmina Toszek,
• zapewnienie wywieszenia flagi państwowej i odpowiednio flagi okazjonalnej na budynku Urzędu Miejskiego w Toszku, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym także z okazji uroczystości oraz rocznic i świąt państwowych, współpraca z Referatem Zamówień Publicznych, Rozwoju i Promocji Gminy oraz jednostkami organizacyjnymi gminy w tym zakresie,
• prowadzenie spraw dotyczących staży, praktyk, prac społecznie użytecznych, robót publicznych, nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne, w tym w szczególności: przygotowywanie umów, prowadzenie ewidencji czasu pracy osób skierowanych i jego rozliczanie, wydawanie opinii i zaświadczeń, współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy i właściwym sądem w tym zakresie,
• wykonywanie czynności związanych z przyjęciem i doręczaniem pism prokuratorskich, sądowych, urzędowych w przypadku niemożności ich doręczenia adresatowi w jego miejscu zamieszkania,
• opracowywanie, aktualizacja instrukcji z zakresu zabezpieczenia budynku Urzędu, dokumentów i pieczęci oraz kontrola jej przestrzegania przez pracowników Urzędu,
• pomocniczo realizacja i kontrolowanie zaopatrzenia materiałowo-technicznego Urzędu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami w tym zakresie,
• organizacja wyborów organów jednostek pomocniczych Gminy Toszek, w tym przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z wyborami, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami statutowymi w tym zakresie,
• w porozumieniu z Kierownikiem Referatu terminowe i rzetelne udzielanie informacji publicznej w zakresie wynikającym z powierzonego zakresu czynności i odpowiedzialności, rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji dotyczących realizacji powierzonych czynności,
• współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miejskiego w Toszku oraz samodzielnymi stanowiskami pracy,
• dochowanie tajemnicy służbowej dotyczącej spraw przez siebie prowadzonych, jak i spraw, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić dobremu imieniu pracodawcy.

• list motywacyjny,
• kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o pracę - wg wzoru dostępnego na stronie internetowej www.bip.toszek.pl oraz w pok. nr 21 w Urzędzie Miejskim w Toszku,
• kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie; posiadane kwalifikacje zawodowe, dotychczasowe osiągnięcia zawodowe – jeśli są,
• kserokopie dokumentów potwierdzających wymagany staż pracy – świadectwa pracy lub zaświadczenia o zatrudnieniu, a w przypadku trwającego stosunku pracy - oświadczenie kandydata lub zaświadczenie pracodawcy,
• oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego, a w przypadku osób nie posiadających obywatelstwa polskiego odpowiednio dokumenty potwierdzające znajomość języka polskiego zgodnie z § 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej (Dz. U. z 2009 r. Nr 64, poz. 539), tj.:
  • certyfikat znajomości języka polskiego poświadczający zdany egzamin z języka polskiego na poziomie średnim ogólnym lub zaawansowanym, wydany przez Państwową Komisję Poświadczania Znajomości Języka Polskiego, jako Obcego,
  • dokument potwierdzający ukończenie studiów wyższych prowadzonych w języku polskim,
  • świadectwo dojrzałości uzyskane w polskim systemie oświaty,
  • świadectwo nabycia uprawnień do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wydanym przez Ministra Sprawiedliwości,
• oświadczenie o braku prawomocnego skazania za umyślne przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu w pełni z praw publicznych,
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji (podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu realizacji procedury naboru na wolne stanowisko urzędnicze), zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 14 i 15 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1282).

Wszystkie oświadczenia powinny być opatrzone własnoręcznym podpisem kandydata.

Wszystkie kserokopie dokumentów powinny być poświadczone przez kandydata za zgodność z oryginałem.

W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym, należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.