Biuro patentowe, Kancelaria Prawno-Patentowa Jarzynka i Wspólnicy. Świadczymy kompleksowe usługi prawne na rzecz podmiotów krajowych i zagranicznych w zakresie własności intelektualnej, w szczególności dotyczące znaków towarowych, nazw handlowych, wzorów przemysłowych, wynalazków i wzorów użytkowych, praw autorskich, domen internetowych, nieuczciwej konkurencji, licencji i transferu praw wyłącznych.
Podejmujemy czynności przed właściwymi organami krajowymi, tj. Urzędem Patentowym RP, sądami powszechnymi i administracyjnymi oraz organami celnymi. Reprezentujemy naszych klientów również przed zagranicznymi instytucjami właściwymi w sprawach ochrony znaków towarowych, wzorów przemysłowych oraz wynalazków: Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) w Alicante (Hiszpania), Światową Organizacją Własności Intelektualnej w Genewie (Szwajcaria) oraz przed Europejskim Urzędem Patentowym w Monachium (Niemcy). Współpracujemy z kancelariami patentowymi z innych krajów. Umożliwia nam to skuteczną pomoc w uzyskiwaniu na rzecz klientów praw własności intelektualnej i ściganiu naruszeń własności intelektualnej także poza terytorium Polski.
Recepcjonistka / Koordynator biura
Miejsce pracy: Warszawa, Śródmieście, Przy Arkadii
Zadania:
- Otwieranie i zamykanie biura Kancelarii, bieżąca kontrola stanu technicznego wyposażenia i zabezpieczeń, kontakty z administracją budynku i służbami technicznymi i/lub ratunkowymi – zgłaszanie usterek i awarii.
- Obsługa korespondencji: Poczta przychodząca - odbiór, segregowanie, skanowanie, wysyłanie do Prowadzących sprawy. Poczta wychodząca - skanowanie, przygotowanie egzemplarza a/a, wysyłka kurierem/w urzędzie pocztowym lub patentowym.
- Dekretacja pracy.
- Przygotowywanie projektów pełnomocnictw oraz projektów dokumentów na zlecenie Przełożonych.
- Odbieranie rozmów telefonicznych przychodzących, sprawdzenie planu zajęć, w razie dostępności łączenie z odpowiednimi osobami.
- Łączenie rozmów wychodzących
- Codzienne sprawdzanie kalendarza spotkań, przygotowywanie sal konferencyjnych przed spotkaniami on-line i off-line, dbanie o porządek w strefie dostępnej dla klientów, witanie gości, przyjmowanie i wydawanie odzieży, serwowanie napojów.
- Pomoc w przygotowaniu prezentacji oraz agendy i materiałów na briefing.
- Przygotowanie i organizacja wyjazdów służbowych przełożonych, zapłata za rezerwacje hoteli, zakup biletów itp.
- Archiwizacja wpływających i wychodzących dokumentów w systemach oraz teczkach fizycznych, pod z pomocą Wspólników.
- Nadzór i organizacja życzeń i upominków dla kluczowych klientów kancelarii;
- Monitorowanie stanu zapasów, zamawianie artykułów biurowych, spożywczych, chemicznych i higienicznych, w limitach budżetu.
- Załatwianie drobnych spraw na zlecenie Przełożonych.
- Przygotowywanie projektów pism dotyczących zgłoszeń zmian do rejestrów według ustalonych wzorów.
- Przygotowywanie dla Prowadzącego projekt projektów maili do klientów dot. korespondencji otrzymanej z urzędów/sądów.
- Proste tłumaczenie dokumentacji oraz zlecanie tłumaczeń na zewnątrz.
- Nadzór nad przestrzeganiem terminów wewnętrznych przez prawników, obiegiem dokumentów projektowych i administracyjnych kancelarii z pomocą systemu obsługi kancelarii.
- W sprawach pilnych dostarczanie korespondencji sądowej i urzędowej.
- Przygotowywanie projektów pełnomocnictw oraz projektów dokumentów na zlecenie Przełożonych.
- Monitorowanie odnowień, informowanie klientów i wnoszenie opłat okresowych za ochronę z pomocą systemu obsługi kancelarii
- Zgłaszanie zmian do rejestrów i wnoszenie opłat urzędowych z tym związanych.
- Przygotowywanie projektów pism na zlecenie prowadzącego projekt.
- Realizacja płatności faktur zewnętrznych i opłat urzędowych w trybie określonym procedurami i w ramach ustalonych limitów.
- Windykacja telefoniczna i mailowa klientów kancelarii.
- Sporządzanie prezentacji.
- Nadzór nad archiwizacją wpływających i wychodzących dokumentów w systemach oraz teczkach fizycznych.
- Prowadzenia kalendarza spotkań Kancelarii.
- Przygotowywanie agendy i materiałów na briefing.
- Wykonywanie zadań administracyjnych zleconych przez wspólników.
Wymagania:
- Minimum 2 lata praktyki na podobnym stanowisku.
- Wykształcenie wyższe.
- Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie Word, Excel, PowerPoint.
- Prowadzenie zarejestrowanej własnej działalności gospodarczej.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B1.
- Dyspozycyjność, zaangażowanie i silna motywacja do pracy.
- Systematyczność i dokładność.
- Umiejętność zapewniania sprawnego przepływu informacji.
- Umiejętność obsługi urządzeń biurowych.
- Dobra organizacja pracy własnej i dokumentacji.
- Komunikatywność i wysoka kultura osobista.
- Otwartość na ludzi, łatwość nawiązywania kontaktów.
Oferujemy:
- dobrą atmosferę pracy
- pracę od poniedziałku do piątku 9.00-17.00 w dogodnej lokalizacji, w sąsiedztwie C.H. Arkadia
- stabilną i spokojną pracę do emerytury :)
- uczestnictwo w ciekawych projektach
- atrakcyjne wynagrodzenie
