Referendarz

Warunki pracy

Zakres zadań

• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji (również w języku angielskim) wpływającej do Ministra Edukacji Narodowej oraz Biura Organizacyjnego, w szczególności prowadzenie elektronicznej ewidencji pism oraz nadzorowanie obiegu i ekspedycja korespondencji.
• Prowadzenie wykazu spraw terminowych, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych stosownie do właściwych przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz przechowywanie dokumentów niezbędnych w bieżącej pracy Biura Organizacyjnego.
• Prowadzenie terminarza dyrektora i zastępcy dyrektora, organizacja spotkań oraz przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom, pozyskiwanie informacji i zarządzanie nimi zgodnie z dyspozycjami dyrektora i zastępcy dyrektora.
• Redagowanie standardowych pism i przepisywanie zleconych tekstów na polecenie dyrektora Biura lub jego zastępcy, aktualizowanie danych teleadresowych podmiotów i osób, z którymi współpracuje Ministerstwo, w tym wybranych słowników adresatów w systemie elektronicznym RAP.
• Sporządzanie projektu planu urlopów pracowników Biura oraz monitorowanie, zgodnego z zatwierdzonym przez dyrektora Biura planem, wykorzystania urlopów przez pracowników Biura.
• Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych, przyjmowanie i rejestrowanie faksów, obsługa poczty elektronicznej.
• Obsługa gości i interesantów, w tym kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie, do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników.

Wymagania niezbędne

• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• obsługa komputera (poczta elektroniczna, edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny)
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• umiejętność jasnego i precyzyjnego formułowania myśli, komunikatywność
• umiejętność współpracy
• umiejętność planowania i dobrej organizacji pracy własnej
• skrupulatność i dokładność
• odporność na stres
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub zgoda na poddanie się procedurze dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone"
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne"