Referent

Warunki pracy

Budynek Urzędu wyposażony jest w windy osobowe oraz pomieszczenia sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd (od strony ul. Reymonta). Stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniach biurowych na I piętrze. Podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych (np. drukarka, skaner). Konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych.

Kontakty zewnętrzne:  z klientami Urzędu w celu udzielenia informacji i skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizację zadania, z przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego (kierownicy, dyrektorzy, wojewodowie, marszałkowie, burmistrzowie, prezydenci miast, starostowie) w celu połączenia telefonicznego z Kierownictwem Wydziału, z instytucjami realizującymi zadania związane z kontrolą i audytem (Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, organy ścigania: CBA, ABW, Policja, Prokuratura, urzędy wojewódzkie i jednostki wojewódzkiej administracji zespolonej, Najwyższa Izba Kontroli) celem zapewnienia wymiany informacji o planowanych i prowadzonych kontrolach oraz przekazania do tych instytucji wymaganej dokumentacji bądź informacji.

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę kancelaryjno-biurową Wydziału Kontroli celem ewidencjonowania korespondencji „wpływającej” i „wypływającej” z komórki organizacyjnej oraz zapewnienia w niej prawidłowy obiegu dokumentów.
• Prowadzi sekretariat dyrektora Wydziału Kontroli i jego zastępcy w celu wsparcia w bieżącej pracy Kierownictwa Wydziału oraz jego pracowników (w tym przygotowuje narady i spotkania służbowe Dyrektora Wydziału i Zastępcy Dyrektora Wydziału, przygotowuje informacje, analiz oraz zestawienia z zakresu działania Wydziału).
• Prowadzi Książkę delegacji służbowych w celu dostarczenia bieżącej i aktualnej informacji o pracownikach Wydziału Kontroli przebywających na delegacjach.
• Określa potrzeby materiałowe, a następnie zamawia materiały biurowe w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania gospodarki materiałowo-sprzętowej Wydziału Kontroli. Prowadzi ewidencję składników majątkowych w celu weryfikacji oraz ustalenia rzeczywistego stanu aktywów Wydziału Kontroli.
• Prowadzi ewidencję wyjść służbowych pracowników Wydziału Kontroli przeprowadzających kontrolę w Katowicach, celem umożliwienia komórce kadrowej rozliczenia czasu pracy tych pracowników. Przygotowuje wnioski dotyczące spraw osobowo-kadrowych.
• Prowadzi Książkę kontroli Urzędu celem poinformowania Kierownictwa Urzędu o rozpoczęciu kontroli zewnętrznej w Urzędzie oraz uzyskania informacji o osobach przeprowadzających kontrolę na podstawie okazanych upoważnień do kontroli, zakresie i czasie trwania kontroli.
• Udziela informacji klientom (obsługa bezpośrednia i telefoniczna) załatwiającym sprawy w Wydziale Kontroli celem dostarczenia im pożądanych danych lub skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizację danego zadania.

Wymagania niezbędne

• znajomość rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• umiejętność obsługi komputera (MS Office) na poziomie podstawowym
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość ustawy o służbie cywilnej (Rozdział 1, Przepisy ogólne)
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• orientacja na klienta, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych