Referent

Warunki pracy

Budynek Urzędu przy ul. Damrota 16 w Katowicach – wyposażony w podjazd, windy osobowe oraz toalety dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniach biurowych na IV piętrze budynku. Praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych (np. drukarka, skaner). Konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych. Kontakty zewnętrzne z:  klientami Urzędu w celu udzielania informacji, skierowania do pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie danej sprawy, pracownikami sekretariatów jednostek samorządu terytorialnego oraz pracownikami innych urzędów w celu przekazania informacji, łączenia rozmów.

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę kancelaryjną Wydziału Spraw Cudzoziemców w celu ewidencjonowania korespondencji („wpływającej” i „wychodzącej”) oraz zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w Wydziale.
• Prowadzi obsługę sekretariatu Wydziału Spraw Cudzoziemców w celu wsparcia pracy dyrekcji wydziału.
• Udziela informacji klientom (obsługa bezpośrednia i telefoniczna) załatwiającym sprawy w Wydziale Spraw Cudzoziemców celem dostarczenia im pożądanych danych lub skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizację danego zadania.
• Przygotowuje zapotrzebowania na sprzęt biurowy i materiały biurowe w celu zapewnienia właściwych warunków do wykonywania pracy przez osoby zatrudnione w Wydziale Spraw Cudzoziemców.
• Prowadzi obsługę poczty elektronicznej w celu zapewnienia poprawności i terminowości udzielania odpowiedzi na zapytania kierowane przez klientów do Wydziału Spraw Cudzoziemców.

Wymagania niezbędne

• znajomość rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języków obcych: język angielski na poziomie komunikatywnym
• znajomość ustawy o służbie cywilnej (Rozdział 1, Przepisy ogólne)
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• orientacja na klienta, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych