Referent

Warunki pracy

Budynek Urzędu bez barier architektonicznych, wyposażony jest w windy osobowe oraz toalety dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd. Stanowisko biurowe usytuowane na I piętrze budynku. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych (np. drukarka, skaner). Konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych. Kontakty zewnętrzne: z klientami indywidualnymi (w celu udzielenia informacji, skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizowane zadania), z pracownikami sekretariatów jednostek administracji publicznej, najemcami i użytkownikami pomieszczeń w budynkach ŚUW, wykonawcami umów na dostawy, usługi i roboty budowlane (w celu przekazania informacji, łączenia rozmów).

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę kancelaryjną Biura Administracyjnego (BA) oraz ewidencjonuje korespondencję „wpływającą” i „wychodzącą” w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.
• Prowadzi obsługę sekretariatu w celu wsparcia pracy dyrektora i zastępcy dyrektora BA.
• Koordynuje sporządzanie pism, zbiorczych zestawień, informacji, opinii i uwag z zakresu działania Biura w celu przekazania ich do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za opracowanie tych dokumentów dla całego Urzędu.
• Opracowuje i upowszechnia wśród pracowników BA informacje wewnętrzne dotyczące spraw organizacyjnych i kadrowych.
• Koordynuje zadania dotyczące spraw osobowo-kadrowych w celu wsparcia pracy dyrektora BA.
• Koordynuje zadania związane z udostępnianiem informacji publicznej w zakresie właściwości BA.
• Koordynuje działania związane z przygotowywaniem projektu regulaminu organizacyjnego i struktury organizacyjnej oraz propozycji zmian do Statutu i Regulaminu Urzędu w zakresie właściwości BA.
• Koordynuje działania związane z aktualizacją informacji zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) oraz na stronie internetowej Urzędu dotyczących zakresu działania BA w celu zapewnienia klientom Urzędu rzetelnych i bieżących danych w tym zakresie.

Wymagania niezbędne

• znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• znajomość rozporządzenia PRM ws. instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• umiejętność obsługi komputera (MS Office) na poziomie średniozaawansowanym
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• znajomość rozporządzenia PRM w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”
• znajomość ustawy o służbie cywilnej w zakresie statusu członka korpusu służby cywilnej
• myślenie analityczne, orientacja na klienta