Samodzielny referent

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposoby wykonywania zadań:

• 
  
• krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe,
  
• zagrożenie korupcją.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca przy komputerze – powyżej 4 godzin dziennie.
  

Zakres zadań

• zapewnia obsługę sekretarską i asystencką kierownictwa departamentu
• koordynuje obieg korespondencji kierowanej do departamentu i organizuje dokumentację wewnętrzną departamentu w uzgodnieniu z kierownictwem departamentu
• prowadzi sprawy związane z delegacjami i wizytami delegacji dla kierownictwa departamentu
• wspiera w realizacji procedur związanych ze spotkaniami członków kierownictwa departamentu i kierownictwa ministerstwa z delegacjami zagranicznymi
• monitoruje terminowość prowadzonych spraw i harmonogram spotkań
• obsługuje spotkania i narady kierownictwa departamentu (obsługa organizacyjno-recepcyjna)
• wspiera w realizacji zamówień publicznych realizowanych w ramach Departamentu
• koordynuje sprawy kadrowe i szkoleniowe pracowników departamentu i współpracuje z komórką organizacyjną właściwą do spraw kadr, w szczególności w zakresie czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników departamentu
• prowadzi i koordynuje sprawy związane z ochroną danych osobowych w departamencie, w tym współpracuje z Inspektorem Ochrony Danych, przygotowuje i przedkłada do podpisu dyrektora upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzi ewidencję tych upoważnień
• przygotowuje i opracowuje materiały informacyjne i notatki dotyczące spotkań oraz dokumentuje przebieg spotkań kierownictwa departamentu i Ministerstwa, w tym w języku angielskim
• przygotowuje i organizuje spotkania i wydarzenia z udziałem kierownictwa departamentu i Ministerstwa, uczestniczy w wizytach przygotowawczych, w tym w języku angielskim
• przygotowuje projekty pism dotyczące spraw organizacyjnych oraz zaproszeń, delegacji i wizyt, w tym w języku angielskim
• przygotowuje projekty pism i materiałów zawierające zbiorcze informacje przekazywane przez komórki wewnętrzne i zewnętrzne
• koordynuje opracowania odpowiedzi na interpelacje, zapytania poselskie, wnioski o udostępnienie informacji publicznych
• opracowuje projekty zarządzeń, decyzji i upoważnień w sprawach pozostających w dyspozycji Departamentu

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym swobodne komunikowanie i redagowanie pism; weryfikacja na podstawie dołączonych dokumentów - konieczne jest złożenie dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego i pozostawiamy Tobie wybór rodzaju dokumentu, który złożysz - np. certyfikat językowy, dylom ukończenia studiów, dyplom ukończenia szkoły językowej na poziomie min. B, zaświadczenie/informacja z innych miejsc zatrudnienia o realizacji zadań w języku angielskim z podaniem zakresu zadań oraz podaniem danych kontaktowych do przełożonego w tym nr telefonu w celu umożliwienia weryfikacji informacji (informacja ta może zostać podana w CV) lub inne dokumenty, które mogą potwierdzić znajomość języka angielskiego; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej lub egzaminu
• doświadczenie min. 5 letnie w pracy w administracji publicznej; weryfikacja na podstawie cv
• znajomość ustawy o służbie cywilnej; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej i egzaminu
• znajomość ustawy Prawo Zamówień Publicznych; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej i egzaminu
• znajomość zagadnień związanych z protokołem dyplomatycznym i zasadami savoir vivre’u; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej lub egzaminu
• umiejętność komunikacji, w tym tworzenia tekstów dostosowanych do okoliczności i odbiorców, umiejętność organizacji pracy, osiągania celów i pracy zespołowej; weryfikacja na etapie rozmowy kwalifikacyjnej lub egzaminu
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na poddanie się procedurze sprawdzającej umożliwiającej uzyskanie dostępu do informacji niejawnych o klauzulach: „poufne”, „NATO confidential”, „confidential UE” lub poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzulach: „poufne”, „NATO confidential”, „confidential UE”; weryfikacja na podstawie oświadczenia
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.; ; weryfikacja na podstawie oświadczenia
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego na poziomie C1; weryfikacja jak w przypadku wymagań niezbędnych
• znajomość innego języka roboczego UE (niemiecki, francuski) na poziomie B; weryfikacja jak w przypadku wymagań niezbędnych
• szkolenia z zakresu: protokołu dyplomatycznego, służby przygotowawczej w służbie cywilnej; weryfikacja na podstawie dołączonych dokumentów
• znajomość EZD; weryfikacja na podstawie informacji w CV