Specjalista

Warunki pracy

praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie; permanentna obsługa klientów zewnętrznych;

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w instalację klimatyzacyjną. Narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe (drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe).

Budynek posiada windę osobową do transportu pionowego, nie posiada podjazdów dla osób niepełnosprawnych, ale jest wyposażony w transporter gąsiennicowy typu T09 "ROBY" służący do transportu po schodach wejściowych do budynku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pomieszczenia pracy GIF mieszczą się na parterze oraz I i III piętrze budynku.

Zakres zadań

• Wykonywanie czynności związanych z koordynacją organizacji pracy Dyrektora Generalnego oraz Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego w szczególności: obsługa połączeń telefonicznych, prowadzenie kalendarza pracy, a także organizowanie i koordynowanie sprawnego przebiegu spotkań Dyrektora Generalnego i Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego.
• Wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów (w formie papierowej i elektronicznej), w szczególności: rejestrowanie w systemie EZD dokumentacji zewnętrznej wpływającej do sekretariatu, zapewnienie prawidłowej, zgodnej z dekretacją, dystrybucji dokumentów.
• Redagowanie pism oraz przygotowywanie dokumentów, raportów, zestawień z zakresu kompetencji Dyrektora Generalnego i Biura Dyrektora Generalnego.
• Sporządzanie wniosków o zawarcie umów zleceń i umów o dzieło oraz projektów tych umów w zakresie objętym kompetencjami Biura Dyrektora Generalnego.
• Przygotowywanie dokumentów dotyczących podróży służbowych Dyrektora Generalnego i pracowników Biura Dyrektora Generalnego.
• Koordynowanie zaopatrzenia Dyrektora Generalnego w artykuły biurowe i spożywcze.
• Prowadzenie bazy informacji dotyczących urzędów, instytucji, firm (m.in. numerów telefonów, osób zajmujących w nich kierownicze stanowiska, itp.) oraz udzielanie krótkich informacji dotyczących działalności Dyrektora Generalnego, również w języku angielskim (telefonicznie, pocztą elektroniczną).
• Udzielanie interesantom ogólnych informacji dotyczących organizacji, kompetencji, struktury Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego powyżej 1 roku na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim

• Umiejętność redagowania pism (z wykorzystaniem edytora tekstu MS Word)
• Znajomość struktury organizacyjnej i zadań Urzędu
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Umiejętność organizacji pracy własnej
• Komunikatywność
• Umiejętność pracy w zespole