Specjalista

Warunki pracy

Zakres zadań

• przekazywanie dokumentacji wpływającej do dekretacji i podpisu Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi oraz jego Zastępcy. Przekazywanie dokumentów zgodnie z dekretacją właściwym merytorycznie kierownikom komórek organizacyjnych w celu dalszego prowadzenia sprawy,
• prowadzenie terminarza spotkań oraz decydowanie o kolejności połączeń rozmów telefonicznych zewnętrznych i wewnętrznych, zgodnie z ważnością sprawy, a także kolejności wejść kadry kierowniczej do Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi oraz jego Zastępcy w celu zapewnienia sprawnego obiegu informacji w urzędzie,
• pomoc w organizacji spotkań, narad, uroczystości i wyjazdów służbowych z udziałem Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi i Zastępcy w celu zapewnienia realizacji harmonogramu pracy Komendanta i Zastępcy,
• prowadzenie rejestrów korespondencji jawnej i niejawnej, zbiorów ewidencyjnych i pomocy kancelaryjnych określonych w przepisach resortowych oraz wynikających z praktyki pracy sekretariatu w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w urzędzie,
• przyjmowanie i wysyłanie korespondencji jawnej za pośrednictwem poczty specjalnej, faksu i poczty elektronicznej oraz kancelarii tajnej w odniesieniu do korespondencji niejawnej w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w urzędzie,
• prowadzenie książki ewidencyjnej sprzętu biurowego i specjalistycznego będącego na wyposażeniu gabinetów Komendanta i jego Zastępcy oraz sekretariatu. Zapewnienie zgodności stanów ewidencyjnych prowadzonych książek z ewidencją główną w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów i informacji o posiadanym sprzęcie,
• decydowanie o aktualności wytworzonych dokumentów i sporządzanie spisów akt dokumentacji przekazywanej do archiwum KWP w Łodzi oraz protokołów brakowania kat "BC" dla dokumentacji wytworzonej i przechowywanej w sekretariacie oraz prowadzenie dla potrzeb sekretariatu ewidencji archiwalnej: rejestrów spisów akt przekazanych i protokołów brakowania kat. "BC" w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w urzędzie.

Wymagania niezbędne

• komunikatywność oraz wysoka kultura osobista
• umiejętność działania w sytuacjach stresowych
• umiejętność organizacji pracy własnej
• sumienność i systematyczność oraz dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość przepisów dotyczących organizacji i obiegu korespondencji w urzędzie
• znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych