Urząd Morski w Gdyni
Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Specjalista
Miejsce pracy: Gdynia
Ogłoszenie o naborze Nr 115119
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
charakter stanowiska i sposób wykonywania na nim zadań (zgodnie z opisem stanowiska pracy)
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych
miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
- winda
- drzwi odpowiedniej szerokości
Czynniki fizyczne, biologiczne, inne czynniki, w tym niebezpieczne:
- uciążliwości związane z obsługą monitorów ekranowych pow. 4 godzin dziennie
- kurz (pomieszczenie poniżej poziomu gruntu)
Zakres zadań
- przyjmuje dokumentację z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, przechowuje i zabezpiecza przejętą dokumentację oraz prowadzi jej ewidencję
- udostępnia dokumentację w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Urzędzie
- koordynuje pracą archiwum, prowadzi komputerową ewidencję akt archiwalnych - program komputerowy PIKA – Archiwum
- przygotowuje i przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Państwowego zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami, brakuje dokumentację niearchiwalną oraz przekazuje wybrakowane materiały na makulaturę bądź zniszczenie po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora Archiwum Państwowego
- zastępuje pracowników obsługujących Sekretariaty Urzędu w czasie ich nieobecności w pracy, (podczas zastępstw wykonuje wszystkie czynności z zakresu działania Sekretariatów takie jak: obsługa administracyjna sekretariatu; prowadzenie terminarza spotkań, narad; redagowanie projektów pism, komunikatów i poleceń; obsługa organizacyjna spotkań; udostępnianie informacji publicznej; prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi Dyrektora)
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w prowadzeniu archiwum bądź składnicy akt
- kurs archiwalny II stopnia
- poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”
- znajomość przepisów prawa w zakresie instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej
- znajomość przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie wykonywanych zadań
- znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wykonywanych zadań
- Umiejętność komunikacji
- Umiejętność współpracy
- Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- znajomość zasad obsługi elektronicznego obiegu dokumentów