Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• Praca w biurze     
  
• Praca na stanowisku wymaga dyspozycyjności
  
• Obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• Praca  w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
  
• Budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, budynek nie przystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo – brak podjazdów oraz toalet  przystosowanych dla osób niepełnosprawnych,
  
• Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
  
• Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie    https://www.gov.pl/web/gddkia/deklaracja-dostepnosci
  

Zakres zadań

• Przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą ( w tym korespondencję niejawną) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom,
• Prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami oraz przygotowuje pod względem organizacyjnym i logistycznym obsługę spotkań i narad,
• Udziela klientom zewnętrznym informacji i kieruje strony do merytorycznych wydziałów,
• Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału,
• Przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi,
• Redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli,
• Archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych,
• Obsługuje skrzynkę pocztową E-PUAP poprzez odbiór korespondencji przychodzącej.

Wymagania niezbędne

• Znajomość przepisów z zakresu : KPA oraz Ustawy o dostępie do informacji publicznej,
• Znajomość zasad obiegu dokumentów, zasad funkcjonowania administracji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych,
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office a w szczególności programów Excel i Word,
• Kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs obsługi sekretariatu,
• Przeszkolenie z programu w zakresie ewidencji korespondencji,
• Poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.