Starszy referent

Warunki pracy

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Stanowisko pracy wyposażone w telefon, drukarkę, komputer oraz monitor ekranowy - czas pracy przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie z naturalnym i sztucznym oświetleniem, wymuszona pozycja ciała siedząca. Praca wymagająca wysiłku fizycznego, praca w terenie, praca w szczególnie trudnych warunkach. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji). Stanowisko pracy usytuowane jest na parterze budynku. Budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych; brak wind.

Zakres zadań

• Prowadzi składnicę akt Komendy Miejskiej Policji w Zabrzu, wypożycza i udostępnia materiały ze Składnicy Akt oraz prowadzi ewidencję archiwalną w celu prawidłowego przyjmowania, przechowywania i obiegu dokumentacji niearchiwalnej.
• Prowadzi ewidencję archiwalną oraz sprawdza pod względem formalnym i merytorycznym materiały archiwalne oraz spisy akt przekazanych w kategorii A, B, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii BC w oparciu o przekazaną zarchiwizowaną dokumentację jawną i niejawną z komórek i jednostek organizacyjnych Komendy Miejskiej Policji w Zabrzu w celu prawidłowego przyjmowania i przechowywania dokumentacji.
• Prowadzi Składnicę Akt Komendy Miejskiej Policji w Zabrzu, wypożycza i udostępnia materiały ze Składnicy Akt oraz prowadzi ewidencję archiwalną w celu prawidłowego przyjmowania, przechowywania i obiegu dokumentacji niearchiwalnej.
• Przyjmuje i segreguje korespondencję resortową jawną od operatora pocztowego oraz innych instytucji poza resortem, a następnie wydaje adresatom oraz podmiotom zewnętrznym w celu zapewnienia właściwego przepływu korespondencji i przesyłek pocztowych w Komendzie Miejskiej Policji w Zabrzu.
• Prowadzi bieżącą analizę ponoszonych kosztów usług pocztowych, a także sporządza zestawienia obrotu przesyłek pocztowych oraz weryfikuje faktury za usługi pocztowe pod względem merytorycznym, załatwia formalności związane z reklamacjami przesyłek pocztowych i świadczeniami odszkodowawczymi w celu zagwarantowania ekonomicznego świadczenia tych usług przez usługodawcę oraz zminimalizowania wydatków w tym zakresie.
• Odbiera i nadaje przesyłki mogące zawierać środki chemiczne lub materiały biologiczne w celu prawidłowej realizacji zadań służbowych.
• Potwierdza za zgodność z oryginałem: kopie, odpisy, wypisy, wyciągi lub wydruki z dokumentów niejawnych oraz dokonuje skreśleń i adnotacji dotyczących znoszenia lub zmiany klauzuli tajności na dokumentach niejawnych w celu zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej lub pracy biurowej

• Bardzo dobra znajomość przepisów i procedur archiwalnych.
• Bardzo dobra znajomość przepisów dotyczących obiegu dokumentacji jawnej i niejawnej w administracji państwowej.
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe