Asystent/Asystentka

Warunki pracy

• 
  
• Nietypowe godziny pracy - w tym dyżury
  
• Liczne kontakty telefoniczne, mailowe i bezpośrednie z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi
  
• Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie ministerstwa:https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/deklaracja-dostepnosci-ministerstwa-funduszy-i-polityki-regionalnej
  

Zakres zadań

• Organizuje spotkania dla członka Kierownictwa, m.in. monitoruje stan realizacji ustaleń, przygotowuje analizy i materiały do rozpatrzenia, obsługuje gości, rezerwuje sale
• Prowadzi terminarze i kontakty, m.in. ustala priorytety, prowadzi i monitoruje terminarze działań członka Kierownictwa, prowadzi kontakty teleadresowe osób i instytucji, z którymi współpracuje członek Kierownictwa, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia pracownikom komórki organizacyjnej, reaguje na sytuacje kryzysowe w zakresie działań członka Kierownictwa i aktualizuje terminarz
• Obsługuje korespondencję i dokumentację, w tym m.in. analizuje i dekretuje korespondencję przychodzącą, przygotowuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu członka Kierownictwa, ewidencjonuje i rozdziela korespondencję pomiędzy komórki organizacyjne, sporządza projekt pism/ odpowiedzi na korespondencje, monitoruje status spraw
• Obsługuje interesantów i udziela informacje
• Zapewnia zaopatrzenie w niezbędne materiały biurowe i spożywcze
• Prowadzi wskazane sprawy osobowe pracowników w zakresie organizowania i rozliczania wyjazdów służbowych członka Kierownictwa
• Archiwizuje dokumentację

Wymagania niezbędne

• Znajomość zadań i struktury organizacyjnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej
• Znajomość zagadnień z obsługi klienta
• Umiejętność obsługi MS Office: Word, Excel
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, myślenie analityczne, rzetelność, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
• Niepracowanie lub niepełnienie służby zawodowej w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów ( Dz. U z 2023 r. poz. 342, 497 i 1195), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe