Asystent ds. księgowo-kadrowych

Opis stanowiska

• Przygotowywanie dokumentów księgowych do dekretacji i księgowania przez biuro księgowe obsługujące fundację.
• Wprowadzanie danych finansowych finansowe do systemu.
• Przygotowywanie dokumentów kadrowych fundacji, umów darowizny, sponsorskich i innych związanych z bieżącą działalnością.
• Wykonywanie zadań zleconych przez zarząd fundacji, szczególnie dyrektora fundacji, oraz zadań w ramach swojego zakresu obowiązków – będzie pracownikiem coraz bardziej samodzielnym.
• Wymiar czasu pracy – ½ etatu, 20 h tygodniowo, w przedziale od 8:00 do 17:00.
• Miejsce wykonywania pracy: biuro fundacji w Krakowie, przy ul. Augustiańskiej 4/3.

Zakres obowiązków:

• Comiesięczne porządkowanie dokumentów księgowych i przygotowywanie ich do księgowania i dekretacji dla biura księgowego obsługującego fundację oraz dostarczanie ich do biura księgowego dwa razy w miesiącu; opisywanie wyciągów z kont za każdy miesiąc; przygotowywanie dokumentów do płatności i wystawianie faktur.
• Przygotowywanie umów o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło oraz wystawianie rachunków; dbanie o aktualność dokumentów kadrowych, gromadzenie kwestionariuszy do umów; przygotowywanie listy obecności i nadzór nad jej wypełnianiem przez zespół. Wypełnianie druków delegacji, porządkowanie dokumentów związanych z podróżami służbowymi.
• Przygotowywanie umów sponsorskich, umów darowizn, umów o współpracy oraz innych umów i pism na zlecenie zarządu fundacji.

Czego nie będziesz robić:

• Nie będziesz robić… wszystkiego. Mimo, że jesteśmy małym zespołem, mamy ustalony podział zadań i trzymamy się tego. Odstępstwa od tej zasady się zdarzają, ale zawsze są wspólnie uzgadniane.
• Nie będziesz pracować w nadgodzinach. Wychodzimy z założenia, że aby wydajnie pracować, trzeba wydajnie odpoczywać. Po prostu. Biuro pracuje od 8:00 do 17:00 – sam zdecydujesz czy chcesz przychodzić na 8:00 czy np. na 8:30. Twój tydzień to dwie dniówki po 8 godzin i jedna 4-godzinna.
• Pracujemy nad osobistą dyscypliną i spóźnienia do pracy każdy sam odnotowuje i odrabia w ciągu 7 dni roboczych. To też proste i w dodatku działa :)
• Nie będziesz samodzielnie wykonywać płatności, ani mieć dostępu do rachunków bankowych fundacji – to są zadania dyrektora i członków zarządu. Będziesz pracować na wyciągach z kont.

Wymagania

• Nie stawiamy wysokich wymagań formalnych.
• Nie musisz mieć ukończonych studiów z rachunkowości czy administracji, nie oczekujemy dyplomu z kursu księgowości.
• Oczywiście wykształcenie kierunkowe będzie Twoim atutem, ale wymogiem jest tak naprawdę… chęć uczenia się :)
• Praca na tym stanowisku jest w pełni sprocesowana, mówiąc zupełnie szczerze – to szereg procedur, których trzeba się nauczyć i je stosować. Jeśli masz doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku w firmie lub organizacji pozarządowej – świetnie, będzie Ci łatwiej.
• Szukamy kogoś, kto lubi pracę z dokumentami, dobrze czuje się tworząc kolejne wersje arkuszy z danymi, tak by prezentować je coraz bardziej klarownie. Szukamy wielbiciela optymalizacji, który razem z nami będzie chciał upraszczać procesy w pracy biura, szukając oszczędności i odzyskując zasoby.
• W pracy na tym stanowisku Twoim głównym narzędziem jest edytor tekstu i arkusz kalkulacyjny. Wymagamy średnio-zaawansowanej znajomości tych programów.
• Cechy charakteru i umiejętności, które są potrzebne w tej pracy:
• Precyzja w działaniu, dokładność. Ale tak na poważnie – nie piszemy tego dlatego, że tak pisze się w każdym ogłoszeniu. W fundacji każdą złotówkę oglądamy z dwóch stron – pamiętaj, że wydajemy pieniądze, które ktoś nam podarował, dlatego ponosimy wielką odpowiedzialność. Szukamy kogoś, komu w pracy wszystko się zgadza, nic nie znika i nie ginie. Kogoś, kto lubi porządek w dokumentach – tych wirtualnych i tych drukowanych.
• Umiejętność pisania, redagowania maili, listów, pism, zapytań – to będzie spora część Twoich obowiązków. Potrzebujemy kogoś, kto sprawnie posługuje się edytorem tekstu (preferujemy pakiety opensource’owe) i będzie samodzielnie korzystał ze wzorów dokumentów przygotowanych przez zespół fundacji, a także z czasem będzie szukał usprawnień.
• Spokój i konsekwencja, umiejętność doprowadzania spraw do końca.
• Umiejętność poszukiwania rozwiązań, chęć uczenia się i poszerzeniach własnych kompetencji.

Oferujemy

Jakie są możliwości rozwoju?
Wraz z nabraniem przez Ciebie doświadczenia i nowych kompetencji, a także po – zawsze jest to przecież możliwe – zoptymalizowaniu zadań, które będą Twoim podstawowym obowiązkiem, będzie można pomyśleć nad rozwojem w kierunku koordynacji projektów, które realizuje fundacja. Będzie się to wiązało z większą odpowiedzialnością i dodatkową funkcją, zatem oczywiście również – z wyższym wynagrodzeniem i być może także wymiarem czasu pracy.

Jakie będzie Twoje wynagrodzenie i forma zatrudnienia?
Na początek przewidujemy umowę o pracę (½ etatu) na okres próbny (3 miesiące). Wynagrodzenie na okres próbny będzie wynosiło 1 624,00 zł brutto. Docelowy poziom wynagrodzenia (umowa o pracę na 1 rok, 1-miesięczny okres wypowiedzenia) ustalimy wspólnie podczas rozmowy rekrutacyjnej. Zależy nam na współpracy długookresowej – stopniowo budujemy stabilny i zgrany zespół. Dlatego po roku usiądziemy do rozmowy na temat wysokości wynagrodzenia. W tym zakresie sporo też będzie zależało od Ciebie i Twoich oczekiwań.