Referent

Warunki pracy

- praca w siedzibie Urzędu jak również na terenie miasta Krakowa oraz okolic (obsługa wynajętych magazynów m.in. w Niepołomicach),
- możliwe częste delegacje poza miejsce pracy związane z przejmowaniem dokumentacji z wyborów,
- wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem dokumentacji,
- częste kontakty z klientem zewnętrznym,
- w magazynach możliwy kontakt z kurzem, pyłem osiadłym i zanieczyszczeniami mikrobiologicznymi (grzyby, pleśnie),
- praca na wysokości do 3 m w magazynach,
- praca biurowa (siedząca przy komputerze, powyżej 4 godzin dziennie),
- użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, skaner, drukarka),
- naturalne i sztuczne oświetlenie miejsca pracy,
- magazyny archiwalne znajdują się na parterze i pierwszym piętrze budynku bez windy, poza siedzibą Centrali Urzędu
- stanowisko zlokalizowane na pierwszym piętrze urzędu
- budynek nie jest przystosowany dla osób z niepełnosprawnością ruchową (brak podjazdu do budynku i windy dla wózków inwalidzkich)

Zakres zadań

• Przejmowanie i obsługa dokumentacji z wyborów przejętej na czasowe przechowanie do Archiwum Narodowego w Krakowie zgodnie z wytycznymi Ustawy z dnia 5 stycznia 2011 Kodeks Wyborczy (Dz.U. z 2018r., z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 października 2018 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępnianie dokumentów z wyborów (Dz.U. z 2018r., poz. 1995 z póź.zm.)
• utrzymywanie kontaktów z urzędnikami wyborczymi, Delegaturami Krajowego Biura Wyborczego, Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych
• sprawdzanie poprawności przygotowania dokumentacji do przejęcia: analizowanie protokołów zdawczo-odbiorczych, udzielanie szczegółowych konsultacji i instruktaży dotyczących przejmowania dokumentacji wyborczej
• ustalanie terminów przejęcia dokumentacji wyborczej do Archiwum i czynne uczestnictwo w przejmowaniu dokumentacji
• rozmieszczanie i systematyzacja dokumentacji z wyborów w magazynie poza siedzibą Archiwum
• prowadzenie korespondencji w zakresie przejmowania i obsługi przechowywanej dokumentacji
• udostępnianie dokumentacji wyborczej na wniosek uprawnionych organów wskazanych w art. 79 paragraf 3 Ustawy z dnia 5 stycznia 2011 Kodeks Wyborczy (Dz.U. z 2018r., poz. 754,100,134 z póź. zmianami) tj. Sądów, Prokuratury lub Policji
• zapewnienie należytych warunków przechowywania dokumentacji wyborczej (fizyczne zabezpieczenie dokumentacji, sprawdzanie warunków klimatycznych magazynu)
• -inicjowanie procedury brakowania i przygotowania stosownej dokumentacji
• Udzielanie informacji o zasobie archiwalnym, sposobach i terminach załatwienia spraw
• przyjmowanie podań oraz pomoc przy ich sporządzaniu
• Prowadzenie kartoteki o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm
• Rejestrowanie i załatwianie kwerend w zakresie rzeczowym punktu informacyjnego
• Przyjmowanie przesyłek listowych, paczek pocztowych oraz ich ekspedycja
• Przygotowanie teczek rzeczowych do przekazania do archiwum zakładowego w celu właściwego zabezpieczenia dokumentacji.
• Pomoc w pracach sekretariatu w zakresie: obsługi zebrań, spotkań, posiedzeń ciał kolegialnych oraz organizowanych kursów, warsztatów i szkoleń
• Współpraca w zakresie prowadzenia spraw związanych z odpłatnym przechowywaniem dokumentacji niearchiwalnej poprzez: prowadzenie korespondencji w zakresie obsługi przechowywanych dokumentów; inicjowanie procedury brakowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania i przygotowania stosownej dokumentacji (spisów zdawczo – odbiorczych, wniosków na brakowanie
• Obejmowanie zastępstwa w razie nieobecności współpracownika, w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Kancelarii.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• znajomość Ustawy o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach oraz rozporządzeń wykonawczych
• znajomość Kodeku Wyborczego oraz rozporządzeń wykonawczych
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość Ustawy o służbie cywilnej
• umiejętność obsługi komputera w zakresie pakietów biurowych
• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• dobra organizacja pracy
• umiejętność pracy w zespole
• komunikatywność
• łatwość w nawiązywaniu kontaktów
• odporność na stres
• asertywność
• kultura osobista
• dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego, rosyjskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym
• kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia