Główny specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca przy komputerze. Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury). Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach. Praca pod presją czasu.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
- miejsce pracy: II p.,
- budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter
przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek
może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Zapewnia obsługę kancelaryjno-biurową Biura, w tym organizuje dzień pracy kierownictwa Biura, łączy rozmowy telefoniczne, również w języku angielskim i udziela – w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym – podstawowych informacji, koordynuje obieg korespondencji, zgodnie z instrukcją kancelaryjną Ministerstwa również w systemie EZD, przyjmuje i rejestruje korespondencję adresowaną do kierownictwa Biura, monitoruje terminowość pism i dokumentów podpisywanych przez kierownictwo Biura, kompletuje i przedkłada korespondencję do dekretacji i podpisu kierownictwa Biura, zapewnia wyposażenie sekretariatu w materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych i materiały biurowe
• Prowadzi kalendarz spotkań, posiedzeń oraz wyjazdów i podróży służbowych pracowników i kierownictwa Biura oraz zapewnia obsługę organizacyjno-recepcyjną spotkań
• Współpracuje z komórką organizacyjną właściwą do spraw kadr w zakresie dokumentacji dotyczącej czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników
• Uczestniczy w organizowaniu krajowych i zagranicznych podróży służbowych kierownictwa i pracowników Biura, w szczególności w zakresie prowadzenia formalności wizowych, rezerwacji biletów i noclegów oraz rozlicza delegacje
• Kompletuje i przechowuje dokumentację i materiały niezbędne w bieżącej pracy kierownictwa Biura (w tym tworzy i aktualizuje podręczne zbiory aktów normatywnych i publikacji)
• Przygotowuje krótkie komunikaty, pisma i notatki zlecane przez kierownictwo Biura oraz przekazuje pracownikom ustalenia i polecenia
• Pełni funkcję koordynatora EZD w Biurze oraz koordynuje prace związane z archiwizacją spraw prowadzonych przez Biuro
• Współpracuje z sekretariatami członków kierownictwa Ministerstwa oraz Gabinetem Politycznym Ministra, w sprawach z zakresu działania Biura

Wymagania niezbędne

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Aktywów Państwowych oraz przepisów określających podział pracy kierownictwa Ministerstwa
• Znajomość przepisów w zakresie dostępu do informacji publicznej
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Umiejętności: dobrej organizacji pracy, szybkiego reagowania i podejmowania decyzji, pracy pod presją czasu, pracy w zespole, precyzyjnego przekazywania informacji, komunikatywność, rzetelność, wysoka kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe