Główny specjalista

Warunki pracy

Warunki pracy:

• 
  
• użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) oraz klienta wewnętrznego (dyrektorzy komórek organizacyjnych, poszczególni pracownicy departamentów, wydziałów itd.),
  
• kontakty z wykonawcami usług, dostaw i robót w celu m.in. dokonania rozeznania rynku, ustalenia zasad współpracy czy bieżącej współpracy z tymi podmiotami,
  
• kontakty z innymi urzędami i firmami w sprawach związanych ze specyfiką wykonywanych zadań,
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• wejście do budynku NDAP jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością - brak progów utrudniających poruszanie się osobom z niepełnosprawnością ruchową,
  
• budynek wyposażony jest w podest ruchomy dla osób ze szczególnymi potrzebami,
  
• stanowisko pracy usytuowane jest na 2 piętrze budynku, natomiast realizacja zadań wymaga przemieszczania się po wszystkich kondygnacjach budynku,
  
• stanowisko pracy jest wyposażone w monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy, z naturalnym i sztucznym oświetleniem.
  

Zakres zadań

• Prowadzi sprawy związane z obsługą sekretariatu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi urzędu;
• Sporządza projekty pism i odpowiedzi w stosunku do innych jednostek administracji publicznej, kontrahentów oraz komórek organizacyjnych wewnątrz NDAP w celu wypełnienia obowiązków spoczywających na komórce organizacyjnej oraz wsparcie w tym zakresie Naczelnego Dyrektora;
• Prowadzi rejestr zarządzeń Naczelnego Dyrektora, w celu zapewnienia należytego obiegu dokumentów w tym zakresie, w szczególności dba o zachowanie należytej ścieżki akceptacji oraz właściwego numerowania dokumentów;
• Prowadzi i aktualizuje kalendarz spotkań i czynności dla Naczelnego Dyrektora oraz obsługuje Naczelnego Dyrektora w zakresie delegacji i wyjazdów służbowych (w szczególności organizuje przejazdy i noclegi oraz wyżywienie – dokonuje rezerwacji i/lub zmian w rezerwacjach) w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi urzędu;
• Zastępuje pracownika obsługującego sekretariat Zastępców Naczelnego Dyrektora lub Dyrektora Generalnego w pełnieniu obowiązków służbowych, w celu zabezpieczenia profesjonalnej i nieprzerwanej obsługi organu administracji państwowej;
• Prowadzi dokumentację w związku z realizacją umów na dostawy i usługi, w celu zapewnienia optymalnego poziomu realizacji potrzeb urzędu w zakresie właściwości Wydziału;
• Realizuje inne polecenie przełożonych w zakresie zgodnym z kompetencjami w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania urzędu.

Wymagania niezbędne

• Język angielski – B1
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• znajomość ustawy o służbie cywilnej - podstawy
• umiejętność analitycznego myślenia i samodzielnego formułowania wniosków
• komunikatywność, w tym umiejętność jasnego formułowania wypowiedzi pisemnych i ustnych
• umiejętność obsługi pakietu MS Office
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie z zakresu zamówień publicznych
• przeszkolenie z zakresu przepisów dot. ochrony osób i mienia