Inspektor

Warunki pracy

- praca biurowa, przy komputerze powyżej połowy dobowego czasu

- praca odbywa się w pozycji siedzącej i ma charakter pracy umysłowej

- praca w systemie jednozmianowym

- obsługa urządzeń biurowych

- stanowisko wyposażone w monitor ekranowy

- w pomieszczeniu zapewnione jest oświetlenie naturalne i sztuczne

Zakres zadań

• organizuje prace sekretariatu w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi pod względem administracyjno-biurowym i reprezentacyjnym
• prowadzi ewidencję pism wpływających i wychodzących z wydziału oraz dystrybucję korespondencji do innych komórek organizacyjnych w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
• kompletuje oraz przedkłada do podpisu dokumenty i korespondencję do dekretacji lub podpisu naczelnikowi wydziału w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji. Koordynuje obsługę kancelaryjno-biurową korespondencji niejawnej w celu właściwego jej obiegu w wydziale
• prowadzi terminarz spotkań, narad i odpraw oraz dopilnowuje terminów realizacji zadań przez pracowników wydziału w celu wsparcia bieżącej pracy naczelnika wydziału w jego codziennej działalności
• zapewnia sprawne działanie i funkcjonowanie urządzeń biurowych oraz właściwe wyposażenie sekretariatu w celu utrzymania należytego poziomu komunikacji wewnętrznej
• przygotowuje, organizuje i obsługuje spotkania naczelnika wydziału z interesantami i gośćmi w celu utrzymania na wysokim poziomie wizerunku organizacji
• redaguje i opracowuje pisma na plecenie naczelnika wydziału w celu zapewnienia właściwego poziomu komunikacji zewnętrznej
• przekazuje polecenia, informacje i ustalenia organizacyjne pracownikom wydziału w celu wsparcia bieżącej pracy naczelnika wydziału i zapewnienia właściwej komunikacji wewnętrznej. Przygotowuje i prowadzi ewidencję czasu pracy funkcjonariuszy i pracowników wydziału kadr

Wymagania niezbędne

• umiejętności interpersonalne, komunikatywność, wysoka kultura osobista
• biegła obsługa sprzętu biurowego
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944r. do dnia 31 lipca 1990r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończenie kursów lub szkoleń z zakresu obsługi sekretariatu albo komunikacji wewnętrznej
• doświadczenie na stanowisku sekretarki/asystentki